‘Nhân viên tự phục vụ’ là gì?

Nhân viên tự phục vụ là một công nghệ nguồn nhân lực được sử dụng rộng rãi cho phép nhân viên thực hiện nhiều chức năng liên quan đến công việc mà trước đây chủ yếu được thực hiện trên giấy hoặc sẽ được quản lý hoặc nhân viên hành chính duy trì. Hệ thống tự phục vụ của nhân viên bao gồm các công việc như bồi thường, cập nhật thông tin cá nhân và truy cập thông tin phúc lợi của công ty.

Trong nhiều trường hợp, mạng nội bộ hoặc cổng trực tuyến của nhà tuyển dụng được cung cấp cho nhân viên để họ có thể quản lý bảng lương của mình. Ngoài ra, nó có thể được đưa vào như một thành phần của gói phần mềm quản lý nguồn nhân lực lớn hơn, lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp hoặc quản lý lợi ích, thường được cung cấp thông qua các nền tảng phân phối SaaS. Trái ngược với phần mềm tự phục vụ của nhân viên, trước đây được bán như một sản phẩm độc lập, giờ đây nó thường được tích hợp như một phần của hệ thống thông tin nguồn nhân lực toàn diện hơn.

Lợi ích của ‘nhân viên tự phục vụ’

Nhân viên trong bộ phận nhân sự tiếp tục dành một lượng lớn thời gian và nguồn lực của họ cho các hoạt động nhân sự giao dịch và vận hành. Ngoài việc mang lại một số lợi ích, cổng tự phục vụ nhân viên hiệu quả có thể hỗ trợ giảm lượng thời gian dành cho các nhiệm vụ quản trị nhân sự.

Nhiều lợi ích có thể đạt được từ việc sử dụng công nghệ tự phục vụ của nhân viên, bao gồm giảm gánh nặng hành chính, giảm thủ tục giấy tờ và tăng độ chính xác.

Tiết kiệm chi phí

Điều quan trọng là không được đánh giá thấp các chi phí hành chính liên quan đến việc xử lý các yêu cầu nghỉ phép hoặc in ra các biểu mẫu hồ sơ nhân viên, yêu cầu nghỉ việc hoặc bảng chấm công. Cho phép nhân viên của bạn truy cập trực tuyến hồ sơ và các giấy tờ khác của họ sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền giấy và cắt giảm lãng phí. Bằng cách loại bỏ nhu cầu về tài liệu giấy, bạn cũng đang giúp giảm ảnh hưởng đến môi trường của bạn.

Theo Trung tâm Tổ chức Hiệu quả của Đại học Nam California, việc xử lý thông tin nhân viên và trả lời các câu hỏi của nhân viên chiếm gần một nửa thời gian của một bộ phận nhân sự. Bằng cách sử dụng HRMS, nhân viên, lợi ích, bảng lương, chuyên cần, đào tạo và thông tin tuyển dụng đều được hợp nhất thành một trung tâm tập trung duy nhất để dễ dàng truy cập. Do đó, lượng thời gian dành cho các nghĩa vụ hành chính được giảm đi đáng kể.

Tiết kiệm thời gian

Các nhiệm vụ hành chính liên quan đến quản lý nhân sự tiêu tốn thời gian và năng lượng quan trọng từ ban quản lý (hoặc nhóm nhân sự của bạn, nếu bạn có), điều này có thể được dành tốt hơn cho các trách nhiệm khác. Do việc áp dụng hệ thống tự phục vụ nhân viên, những người phụ trách nhân sự sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho những việc như các hoạt động quan hệ kinh doanh chiến lược, tuyển dụng và đào tạo.

Nếu bạn đang làm việc với các hệ thống dựa trên giấy tờ và một hộp thư đông đúc, bạn sẽ mất nhiều thời gian để sửa những lỗi sai của mình. Có thể tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách sử dụng một nền tảng trung tâm duy nhất, nơi bạn có thể thực hiện các điều chỉnh nhanh chóng và hiệu quả, thay vì nhiều nền tảng.

Đảm bảo tất cả hồ sơ của bạn được cập nhật

Khi bạn làm việc với một bên trung gian, rất có thể thông tin cần thiết sẽ bị mất trong quá trình giao tiếp. Chức năng Tự phục vụ cho Nhân viên của hệ thống quản lý nguồn nhân lực giúp giảm nhu cầu nhập dữ liệu trùng lặp và cải thiện độ chính xác của việc lưu trữ hồ sơ bằng cách cho phép nhân viên kiểm tra và sửa đổi thông tin của chính họ.

Các báo cáo được cung cấp bởi nhiều hệ thống tự phục vụ của nhân viên cung cấp một cái nhìn tổng quan về cách nhân viên đã hoàn thành thành công các hoạt động nhập dữ liệu của họ. Do đó, bạn sẽ có một nền tảng vững chắc hơn để sau đó bạn có thể nhắc nhở nhân viên hoàn thành các biểu mẫu thông tin cá nhân của họ.

Quản lý thời gian nghỉ dễ dàng

Một trong những công việc quan trọng và tốn nhiều thời gian nhất đối với các nhà quản lý hoặc bộ phận nhân sự của bạn là quản lý các yêu cầu về kỳ nghỉ và thời gian nghỉ có lương (PTO), cũng như duy trì các hồ sơ và thông tin tham dự chính xác. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) với chức năng tự phục vụ của nhân viên cho phép bạn phân tích sự vắng mặt và xác định các mẫu, cũng như cung cấp cho nhân viên tùy chọn để gửi yêu cầu về thời gian nghỉ, tìm ra ai có thể đáp ứng một ca làm việc và giữ theo dõi số giờ nghỉ được trả lương (PTO) của họ.

Tất cả các bên liên quan sẽ được cập nhật về tiến trình của thủ tục thông qua việc sử dụng các cảnh báo qua email trong suốt quá trình đó. Yêu cầu nghỉ phép của một nhân viên bắt đầu bằng việc gửi yêu cầu và nó tiếp tục cho đến khi có quyết định về yêu cầu đó. Bên cạnh đó, các bản ghi thời gian nghỉ được cập nhật tự động và có sẵn để những người yêu cầu xem.

Các lợi ích khác bao gồm:

• Các quy trình hoạt động tốt hơn và tốn ít thời gian hơn
• Thông tin luôn có sẵn
• Các nhà quản lý nhân sự đã nhẹ nhõm.
• Nâng cao sự hài lòng cho nhân viên
• Dữ liệu chính xác hơn
• Số hóa môi trường làm việc

Khi nào doanh nghiệp cần ‘nhân viên tự phục vụ’?

Tính năng tự phục vụ của nhân viên giúp các doanh nghiệp thiết lập một hệ thống tự phục vụ của nhân viên chính thức để xử lý tốt hơn các yêu cầu nghỉ phép hàng năm và phản hồi các yêu cầu của nhân viên (ESS). Nếu bạn thiết lập một hệ thống nhân sự trong công ty của mình một cách đúng đắn, bạn có thể làm cho nó năng suất và hiệu quả hơn nhiều.

Một số doanh nghiệp có thể thấy hữu ích khi sử dụng ESS vì nó cho phép nhân viên thay đổi thông tin của họ trong quá trình đăng ký mở hoặc khi cuộc sống của họ thay đổi, mang lại cho họ nhiều tự do hơn. Đây là sự lựa chọn mà nhân viên thích nhất vì nó giúp họ toàn quyền kiểm soát thông tin của bản thân và an toàn hơn. Ngoài ra, vì không có giới hạn thời gian, giống như đôi khi làm việc với các chuyên gia nhân sự, nên có nhiều thời gian hơn để xem xét các lựa chọn lợi ích khác nhau.

Tính năng tự phục vụ của nhân viên trong bảng lương có thể rất hữu ích cho các công ty lớn trong hầu hết mọi lĩnh vực và nó ngày càng trở nên phổ biến. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong các ngành công nghiệp chuyên biệt cũng có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng các loại hệ thống này. Trước khi quyết định mua hay đầu tư vào phần mềm cung cấp cho khách hàng các lựa chọn tự phục vụ, các doanh nghiệp nên xem xét ưu nhược điểm của việc làm đó và nghiên cứu cả bên trong và bên ngoài công ty.

Làm thế nào để chọn một hệ thống tự phục vụ nhân viên tốt?

Một thách thức về công nghệ có thể nảy sinh khi tích hợp nhiều kênh tự phục vụ của nhân viên vào một hệ thống duy nhất. Điều này là do có nhiều định dạng dữ liệu và kỹ thuật đăng nhập được sử dụng bởi nhiều kênh tự phục vụ của nhân viên, chẳng hạn như mạng nội bộ và cổng thông tin.

Việc chuyển đổi từ các hệ thống tự phục vụ cũ sang hệ thống mới cũng có thể đòi hỏi các quyết định lựa chọn nhà cung cấp khó khăn, chẳng hạn như xác định xem hệ thống từ các nhà cung cấp khác nhau có tương thích với nhau hay không hoặc có nên thay thế một hệ thống tự phục vụ độc lập bằng một mô-đun chuyên biệt từ HRM, ERP , hoặc nhà cung cấp phần mềm quản lý lợi ích để hợp lý hóa quá trình chuyển đổi.

Có nhiều cân nhắc khác nhau khi quyết định có hay không cung cấp hoặc sử dụng hệ thống tự phục vụ nhân viên. Một trong những cân nhắc đầu tiên và quan trọng nhất là tính dễ sử dụng. Các cân nhắc khác bao gồm bảo mật và trách nhiệm, khả năng thích ứng, hỗ trợ khách hàng, đào tạo và kết quả lái thử. Nói chung, ngay cả khi các chi tiết cụ thể của mỗi hệ thống sẽ khác nhau, nhà cung cấp dịch vụ bạn chọn sẽ cung cấp thông tin chính xác về cách họ có thể hỗ trợ bạn để giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn trong khi chuyển.

Talentnet – nhà cung cấp dịch vụ ‘nhân viên tự phục vụ’

Nhiều tập đoàn lớn nhờ vào Talentnet Corporation để tìm kiếm các dịch vụ xử lý bảng lương, tư vấn nguồn nhân lực hoặc các dịch vụ chuyên nghiệp khác liên quan đến Nhân sự.

Talentnet cung cấp các tiêu chuẩn quốc tế về tính bảo mật và an toàn trong hệ thống trả lương của họ, giúp các doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển hiệu quả hơn. Đổi lại, điều này sẽ hỗ trợ họ trong nỗ lực thay đổi kỹ thuật số tổ chức của họ. Một loạt các lựa chọn có sẵn cho các nhà tuyển dụng. Chúng bao gồm các hệ thống tính lương đã được kiểm tra tốt và cập nhật, cũng như các hệ thống tính lương cốt lõi được tích hợp với các cổng tự phục vụ của nhân viên.

Ngoài ra, Talentnet có kiến ​​thức và nhận thức sâu rộng về thực tiễn thị trường và các hạn chế pháp lý, cho phép Talentnet cung cấp dịch vụ tự phục vụ của nhân viên trả lương tốt nhất, được bản địa hóa và hiệu quả nhất cho khách hàng của mình. Dịch vụ trả lương của Talentnet được tin dùng bởi hơn 400 tập đoàn đa quốc gia từ nhiều ngành khác nhau.