6 Lợi Ích Quan Trọng Khi Tích Hợp Các Hệ Thống HR

Một hệ thống HR tích hợp mang đến vô số lợi ích có thể thay đổi cách thức hoạt động của các doanh nghiệp. Từ khâu tuyển dụng đến lúc nghỉ hưu, những hệ thống này tác động đến tất cả các khía cạnh của vòng đời nhân viên, tạo ra một trải nghiệm nhất quán cho cả chuyên viên nhân sự và nhân viên. Khi khám phá những ưu điểm của việc kết hợp HRIS và HRMS, dễ dàng thấy được lý do nhiều tổ chức đang ưu tiên áp dụng công nghệ này để quản lý tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp – con người.

Tiết kiệm thời gian và nâng cao khả năng hiển thị

Trong môi trường HR ngày nay, sự phân mảnh hệ thống là một thách thức lớn. Một khảo sát gần đây chỉ ra rằng 37% công ty yêu cầu nhân viên sử dụng từ 6 đến 10 hệ thống HR khác nhau. Điều này không chỉ làm tăng gánh nặng cho nhân viên mà còn dẫn đến việc quên mật khẩu thường xuyên và các hoạt động CNTT không được kiểm soát. Kết quả là bộ phận nhân sự phải giải quyết thêm nhiều yêu cầu hỗ trợ.

Việc tích hợp HRMS và HRIS mang đến giải pháp đăng nhập một lần (SSO), giúp tối ưu hóa quy trình bằng cách tập trung hóa điểm truy cập và tự động hóa các quy trình như yêu cầu nghỉ phép và đánh giá hiệu suất. Sự tích hợp này giúp giảm đáng kể sự gián đoạn cho nhân viên.

Tác động của sự tích hợp này rất đa dạng. Các chuyên gia nhân sự báo cáo rằng họ tiết kiệm được đến 5 giờ mỗi tuần cho các công việc hành chính, đồng thời giảm sai sót trong nhập liệu do ít phải thực hiện thủ công hơn.

Ngoài ra, khả năng phân tích lực lượng lao động theo thời gian thực và quản lý nghỉ phép, cùng với theo dõi tuân thủ hợp lý, được cải thiện. Những cải tiến này giúp tổ chức đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác hơn và phản hồi nhanh với các xu hướng nhân sự.

Giảm thiểu rủi ro và tuân thủ dữ liệu

Trong thời đại của các quy định như GDPR và CCPA, các hệ thống HR tích hợp đóng vai trò quan trọng trong chiến lược tuân thủ. Việc lưu trữ dữ liệu tập trung giúp hạn chế tình trạng dữ liệu bị tách biệt, cho phép quản lý truy cập một cách chính xác và đảm bảo khả năng kiểm toán toàn diện. Sự hợp nhất này giúp duy trì tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu.

Tự động hóa các tác vụ tuân thủ là một lợi ích lớn khác của việc tích hợp. Các hệ thống này có khả năng quản lý quá trình lưu trữ và xóa dữ liệu theo lịch trình, tự động hóa các yêu cầu truy cập dữ liệu GDPR (DSAR), và cung cấp giám sát thời gian thực đối với các hoạt động truy cập dữ liệu. Điều này giúp giảm tải công việc liên quan đến tuân thủ và hạn chế các rủi ro bảo mật.

Nguồn thông tin duy nhất

Một hệ thống HR hợp nhất đảm bảo dữ liệu luôn nhất quán và chính xác, rất cần thiết cho việc ra quyết định chiến lược. Sự kết hợp này mang lại tính toàn vẹn cho dữ liệu, giảm thiểu sự sai lệch và loại bỏ các bản ghi bị nhân đôi. Đồng bộ hóa dữ liệu thời gian thực trên các phần tử giúp tất cả các bộ phận làm việc với dữ liệu cập nhật nhất.

Các lợi ích này còn ảnh hưởng đến các sáng kiến HR chiến lược. Việc lập kế hoạch nhân sự chính xác, kế hoạch kế nhiệm dựa trên dữ liệu, và phân tích khoảng cách kỹ năng đều khả thi với dữ liệu đáng tin cậy. Điều này cho phép HR gắn kết chiến lược chặt chẽ hơn với mục tiêu kinh doanh tổng thể.

Liên kết đa chức năng là một lợi thế khác. Bằng cách kết nối số liệu HR với KPI tài chính và hoạt động, các tổ chức có được cái nhìn toàn diện hơn về hiệu suất. Sự liên kết này thúc đẩy sự hợp tác trong quản lý nhân tài và cung cấp thông tin chi tiết về chi phí vòng đời của nhân viên.

Theo các tiêu chuẩn ngành, hơn 78% công ty sử dụng dữ liệu tập trung như một phần của chiến lược dữ liệu khách hàng của họ. Kết quả đạt được rất ấn tượng:

• 64% báo cáo hiệu quả hoạt động cao hơn
• 57% trải nghiệm tăng trưởng kinh doanh nhanh hơn

Những con số này làm nổi bật tiềm năng to lớn của các hệ thống HR tích hợp trong việc nâng cao sự thành công của tổ chức.

Cải thiện báo cáo và ra quyết định

Chất lượng dữ liệu kém khiến các doanh nghiệp tốn khoảng 15 triệu đô la mỗi năm. Các hệ thống HR tích hợp giúp khắc phục vấn đề này thông qua khả năng phân tích nâng cao, bảng điều khiển tùy chỉnh và báo cáo tự động. 

Phân tích nâng cao cho phép dự đoán tỷ lệ hao hụt, phân tích phản hồi nhân viên và ghép nối tài năng dựa trên công nghệ máy học, mang lại cho chuyên gia nhân sự cái nhìn sâu sắc chưa từng có về xu hướng nhân sự và các dự báo tương lai. 

Bảng điều khiển tùy chỉnh cung cấp quyền truy cập theo vai trò vào các số liệu HR liên quan, cập nhật thời gian thực các chỉ số hiệu suất và khả năng phân tích chi tiết. Tính linh hoạt này giúp từng cấp độ ra quyết định dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết vào đúng thời điểm.

Báo cáo tự động giúp nâng cao quá trình ra quyết định bằng cách tạo báo cáo tuân thủ lập lịch, phát hiện các biến động trong xu hướng HR và so sánh với các tiêu chuẩn ngành, từ đó giải phóng nhân sự để tập trung vào các chiến lược đổi mới quan trọng.

Thu hút và tuyển dụng nhân tài hiệu quả

Việc tích hợp HRMS và HRIS một cách thông minh giúp cải thiện các quy trình tuyển chọn và thu hút nhân tài. Trải nghiệm của ứng viên được nâng cao nhờ các quy trình ứng tuyển qua di động, chatbot AI hỗ trợ trả lời nhanh chóng và trạng thái tự động cập nhật.

Một lợi thế lớn khác là quá trình chuyển đổi mượt mà từ ứng viên sang nhân viên, bao gồm chuyển tự động dữ liệu ứng viên sang hồ sơ nhân viên và tích hợp với hệ thống quản lý học tập để đào tạo ngay lập tức, tạo ra quy trình tuyển dụng trơn tru.

Hỗ trợ đăng nhập một lần

Với tỷ lệ nhân sự HR trên nhân viên được khuyến nghị là 2,57 trên 100 nhân viên (và tăng lên 3,4 cho các tổ chức nhỏ), việc truy cập hệ thống hiệu quả là rất quan trọng. Tích hợp SSO mang lại lợi ích lớn về giảm tải hỗ trợ, tăng cường bảo mật và cải thiện trải nghiệm người dùng.

Việc triển khai SSO giúp giảm đáng kể các phiếu yêu cầu hỗ trợ liên quan đến mật khẩu và thời gian quản lý truy cập. Nó cũng tăng tốc quá trình onboarding and offboarding của nhân viên, rất quan trọng để duy trì bảo mật và hiệu quả trong quá trình chuyển đổi. 

Về bảo mật, SSO cho phép tích hợp xác thực đa yếu tố trên tất cả các hệ thống HR, quản lý người dùng tập trung và thu hồi quyền truy cập theo thời gian thực, nâng cao đáng kể mức độ bảo mật của tổ chức.

Triển khai các hệ thống HR tích hợp là một quyết định chiến lược có thể mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Chúng cho phép chuyên gia HR chuyển từ công việc hành chính sang các sáng kiến chiến lược, giúp thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh và sự hài lòng của nhân viên. Để tận dụng những lợi thế này và nâng cao năng lực HR, hãy cân nhắc khám phá hệ thống quản lý nguồn nhân lực của Talentnet với các tính năng HR tích hợp. Với giải pháp hệ thống và bảng lương trọn gói, bạn có thể biến phòng HR thành một trung tâm hiệu quả và thông thái chiến lược, sẵn sàng đối phó với những thách thức của môi trường kinh doanh linh hoạt ngày nay.