Lựa Chọn Mô Hình Tính Lương Tối Ưu Cho Nhà Đầu Tư Mới Tại Việt

Lựa chọn phương án xử lý bảng lương không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc mà còn là yếu tố quyết định sự hài lòng của nhân viên và sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Hướng dẫn này sẽ cung cấp một khuôn khổ chi tiết, giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam hiểu rõ hơn về cách tiếp cận và quyết định phương án tính lương phù hợp, dựa trên cả nhu cầu cụ thể và mục tiêu dài hạn.

Hiểu về các mô hình xử lý bảng lương

Để quản lý hiệu quả bảng lương tại Việt Nam, doanh nghiệp cần nắm rõ các mô hình xử lý hiện có. Mỗi mô hình đều có ưu điểm và thách thức riêng, phù hợp với nhu cầu và khả năng khác nhau của tổ chức:

• Thuê ngoài bảng lương trọn gói: Nhà cung cấp bên ngoài đảm nhận toàn bộ quy trình bảng lương. Phương pháp này cung cấp sự chuyên nghiệp và đảm bảo tuân thủ, nhưng có thể tốn kém và giảm bớt quyền kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp.
• Thuê ngoài một phần bảng lương: Doanh nghiệp thuê ngoài các nhiệm vụ cụ thể trong khi giữ lại quyền kiểm soát những nhiệm vụ khác. Phương pháp này cân bằng giữa chuyên môn bên ngoài và giám sát nội bộ. Các nhiệm vụ thường thuê ngoài gồm tính toán thuế và quản lý phúc lợi.
• Đồng thuê ngoài (co-sourcing): Kết hợp quản lý nội bộ với hỗ trợ từ bên ngoài, cho phép phân chia nhiệm vụ linh hoạt và chuyển giao kiến thức giữa nội bộ và nhà cung cấp dịch vụ.
• Xử lý nội bộ: Doanh nghiệp quản lý tất cả chức năng bảng lương trong nội bộ. Giải pháp này cung cấp khả năng kiểm soát và tùy chỉnh tối đa nhưng đòi hỏi chuyên môn và nguồn lực lớn, có thể tăng rủi ro tuân thủ nếu thiếu biện pháp bảo vệ thích hợp.

Các yếu tố cần cân nhắc khi chọn mô hình

Chọn mô hình xử lý bảng lương hiệu quả cần sự phân tích cẩn trọng các yếu tố khác nhau, và cân nhắc của mỗi yếu tố tùy vào bối cảnh và mục tiêu của tổ chức. Cùng xem xét những yếu tố quan trọng này để hướng dẫn quyết định của bạn.

Quy mô và mức độ phức tạp của công ty

Quy mô và sự phức tạp trong hoạt động của doanh nghiệp là yếu tố then chốt để xác định mô hình bảng lương phù hợp nhất. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể thấy giải pháp thuê ngoài một phần hoặc dựa trên đám mây là lựa chọn cân bằng, cung cấp khả năng mở rộng mà không cần đầu tư lớn ban đầu, và giúp doanh nghiệp tiếp cận chuyên môn khó duy trì nội bộ. 

Đối với các doanh nghiệp lớn, thuê ngoài hoàn toàn hoặc đồng thuê ngoài có thể cần thiết hơn, khi các mô hình này có khả năng xử lý cấu trúc bảng lương phức tạp và cung cấp các giải pháp hiệu quả cho hoạt động đa vị trí hoặc đa đơn vị.

Yêu cầu tuân thủ

Luật lao động tại Việt Nam vô cùng phức tạp và thay đổi liên tục. Đảm bảo tuân thủ pháp luật là yếu tố cốt lõi mà mọi công ty đầu tư cần chú trọng. Các yếu tố tuân thủ chính gồm bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và quy định về giấy phép lao động cho lao động nước ngoài. 

Khi đánh giá các mô hình bảng lương, ưu tiên những mô hình cập nhật thường xuyên dựa trên thay đổi quy định, có chức năng kiểm tra tuân thủ tự động và giúp tiếp cận chuyên gia bảng lương địa phương. Cách này giúp giảm thiểu rủi ro vi phạm và hình phạt, đồng thời đảm bảo công ty tuân theo tiêu chuẩn ngành và quy định địa phương.

Chi phí và ngân sách

Dù chi phí là yếu tố quan trọng, cần đánh giá tổng chi phí sở hữu (TCO) cho mỗi mô hình, không chỉ là chi phí trả trước. Cân nhắc chi phí thiết lập ban đầu, chi phí hoạt động cùng khả năng tiết kiệm nhờ hiệu quả cao và giảm lỗi. 

Hiệu quả đầu tư dài hạn cần tính đến, như thời gian tiết kiệm cho nhân viên nội bộ, giảm nguy cơ phạt vì tuân thủ, và cải thiện độ chính xác cùng sự hài lòng của nhân viên. Mô hình ban đầu có vẻ tốn kém có thể tiết kiệm hơn về sau.

Kiểm soát và linh hoạt

Mức độ kiểm soát và linh hoạt cần thiết khác nhau giữa các tổ chức. Đồng cung ứng hoặc thuê ngoài một phần cho phép giám sát nội bộ tốt hơn, giúp công ty duy trì kiểm soát quá trình nhạy cảm. Ngược lại, thuê ngoài hoàn toàn mang lại hỗ trợ toàn diện và tiếp cận chuyên môn mà không cần tài nguyên nội bộ.

Khả năng mở rộng

Chọn một mô hình bảng lương phù hợp sẽ giúp công ty phát triển bền vững tại Việt Nam. Hãy xem xét khả năng mở rộng, dễ dàng thêm nhân viên hay thực thể mới, khả năng xử lý số lượng giao dịch ngày càng tăng, và sự linh hoạt để phù hợp với các yêu cầu kinh doanh thay đổi.

Công nghệ và tích hợp

Mô hình dữ liệu bảng lương chọn lựa nên tương thích với hạ tầng công nghệ hiện tại. Các yếu tố công nghệ quan trọng gồm có: 

• Khả năng tương thích với hệ thống tài chính và nhân sự hiện có
• Dễ dàng trao đổi dữ liệu và lập báo cáo
• Khả năng truy cập di động cho quản lý và nhân viên

Đảm bảo tuân thủ luật dữ liệu Việt Nam qua việc xác minh nơi lưu trữ dữ liệu, hiểu rõ giao thức truyền tải dữ liệu và tuân thủ quy định an ninh mạng địa phương.

Bảo mật dữ liệu

Bảo vệ dữ liệu tài chính và nhân sự là yếu tố then chốt, nhất là trong bối cảnh quy định bảo vệ dữ liệu Việt Nam ngày càng thay đổi. Lựa chọn mô hình có mã hóa mạnh, kiểm toán bảo mật thường xuyên và chính sách xử lý, hủy dữ liệu rõ ràng.

Xem xét cả các quy định địa phương, như yêu cầu về bản địa hoá dữ liệu và tuân thủ an ninh mạng. Đảm bảo có cơ chế chấp thuận phù hợp cho xử lý dữ liệu nhằm bảo vệ công ty và nhân viên.

Khuyến nghị cho các công ty mới đầu tư tại Việt Nam

Cách tiếp cận phù hợp thay đổi theo quy mô công ty, hiểu biết địa phương và mức độ kiểm soát mong muốn. Những khuyến nghị thiết kế riêng này giải quyết các tình huống phổ biến cho doanh nghiệp mới:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Xem xét thuê ngoài một phần hoặc giải pháp đám mây, cân bằng chi phí và chuyên môn địa phương. Thuê ngoài các nhiệm vụ phức tạp như tính thuế, đồng thời giữ lại kiểm soát các chức năng quan trọng.
• Tập đoàn lớn: Thuê ngoài trọn gói hoặc đồng thuê ngoài (co-sourcing) cho nhu cầu phức tạp, hỗ trợ tốt hoạt động đa địa điểm. Thuê ngoài trọn gói hỗ trợ mở rộng khu vực hiệu quả, trong khi đồng gia công giữ lại một số năng lực nội bộ.
• Công ty có thông tin địa phương hạn chế: Ưu tiên hỗ trợ tuân thủ và chuyên môn địa phương. Thuê ngoài trọn gói hoặc đồng thuê ngoài (co-sourcing) với đối tác địa phương uy tín để xử lý các quy định và quy trình phức tạp như xin giấy phép lao động.
• Đối với các công ty ưu tiên kiểm soát: Nên cân nhắc đồng thuê ngoài (co-sourcing) hoặc xử lý nội bộ với phần mềm đám mây. Giải pháp này cho phép giám sát liên tục đồng thời truy cập các công cụ cần thiết. Nó phù hợp với các yêu cầu bảng lương độc đáo hoặc những ngành yêu cầu bảo mật cao.

Các bước để chọn đúng mô hình

Các bước dưới đây cung cấp khung hướng dẫn quy trình ra quyết định:

1. Đánh giá nhu cầu hiện tại: Xem xét quy mô, mức độ phức tạp, kế hoạch phát triển và các yêu cầu riêng biệt tại Việt Nam. Lưu ý đến số lượng nhân viên, các thực thể phức tạp và các nhân viên quốc tế.
2. Nghiên cứu nhà cung cấp: Tìm các nhà cung cấp có kinh nghiệm phục vụ công ty nước ngoài tại Việt Nam. Kiểm tra kinh nghiệm ngành, tài liệu tham khảo và phạm vi địa lý.
3. So sánh chi phí: Yêu cầu báo giá chi tiết, xem xét tổng chi phí sở hữu, bao gồm triển khai, dịch vụ bổ sung và tiết kiệm hiệu quả.
4. Kiểm tra khả năng tuân thủ: Đảm bảo hỗ trợ đầy đủ cho quy định Việt Nam. Kiểm tra quy trình cập nhật quy định và hồ sơ tuân thủ.
5. Đánh giá công nghệ: Đánh giá tính thân thiện, khả năng tích hợp và truy cập di động. Đảm bảo tương thích với yêu cầu và luật bảo vệ dữ liệu tại Việt Nam.
6. Xem xét hỗ trợ: Tìm hỗ trợ song ngữ phù hợp với giờ làm việc. Đánh giá thời gian phản hồi và chuyên môn của nhân viên hỗ trợ.
7. Lên kế hoạch tăng trưởng: Lựa chọn một mô hình có khả năng mở rộng, tính đến khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự tăng thêm, thêm thực thể hoặc mở rộng khu vực hoạt động trong nước.

Việc chọn mô hình bảng lương phù hợp là quan trọng cho hiệu quả và tuân thủ hoạt động tại Việt Nam. Khi đánh giá lựa chọn, cân nhắc giải pháp linh hoạt, mở rộng để đáp ứng nhu cầu thay đổi tại thị trường. Talentnet cung cấp các dịch vụ bảng lương thiết kế riêng giúp giảm gánh nặng hành chính và rủi ro tuân thủ cho nhà đầu tư mới.

Các gói bảng lương của chúng tôi cho phép doanh nghiệp tùy chọn các dịch vụ cần thiết, giúp tiết kiệm chi phí trong quá trình thiết lập và phát triển hoạt động kinh doanh của bạn. Với kinh nghiệm phục vụ hơn 500 khách hàng đa quốc gia, chúng tôi cung cấp giải pháp tính lương toàn diện và hiệu quả. Dù bạn cần hỗ trợ toàn diện hay chỉ một số dịch vụ nhất định để bổ sung cho đội ngũ nội bộ, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn quản lý hiệu quả các thách thức của bảng lương tại Việt Nam.