Tìm Hiểu Về Dịch Vụ Chia Sẻ HR: Lợi Ích, Vai Trò Và Trách Nhiệm

Xu hướng áp dụng mô hình dịch vụ chia sẻ nhân sự ngày càng phổ biến trong giới doanh nghiệp hiện đại. Nhưng bản chất của nó là gì? Dịch vụ chia sẻ nhân sự là sự tổng hợp tất cả các chức năng nhân sự vào một đầu mối duy nhất. Hình dung như việc có một đội ngũ nhân sự quy mô lớn phục vụ toàn diện cho công ty, thay vì nhiều nhóm nhỏ lẻ rải rác. Phương pháp này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về cơ chế vận hành và những lợi ích đáng kể mà nó mang lại.

Dịch vụ chia sẻ nhân sự là gì

Dịch vụ chia sẻ nhân sự (HR Shared Services – HRSS), hay còn gọi là cung cấp dịch vụ nhân sự (HR Service Delivery – HRSD), là mô hình tập trung quản lý các hoạt động nhân sự. Mô hình này bao gồm:

• Kết hợp nhiều chức năng nhân sự khác nhau vào một đơn vị thống nhất nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ.
• Thường áp dụng thuê ngoài để tận dụng chuyên môn và giảm chi phí hoạt động.
• Cung cấp hỗ trợ cơ bản cho các đối tác kinh doanh nhân sự chiến lược, cho phép họ tập trung vào các lĩnh vực có tác động lớn như quản lý tài năng và phát triển tổ chức.

Mục tiêu của mô hình này là tối ưu hóa quy trình nhân sự, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận dịch vụ và cho phép phòng nhân sự hoạt động theo hướng chiến lược hơn.

Cấu trúc dịch vụ chia sẻ nhân sự

Cấu trúc dịch vụ chia sẻ nhân sự giúp các đội ngũ nhân sự hoạt động hiệu quả hơn và cung cấp cho nhân viên sự hỗ trợ nhanh chóng, thuận tiện hơn. Hãy cùng xem qua các phần chính của dịch vụ chia sẻ nhân sự và cách chúng phối hợp với nhau.

Trung tâm tập trung

Trái tim của dịch vụ chia sẻ nhân sự là trung tâm tập trung. Hãy coi nó như văn phòng đầu não của nhân sự. Trung tâm này xử lý các nhiệm vụ nhân sự hàng ngày và là điểm đến đầu tiên khi nhân viên hoặc quản lý cần hỗ trợ từ nhân sự. Phạm vi hoạt động của trung tâm này bao gồm:

• Giải đáp thắc mắc về lương bổng và phúc lợi
• Xử lý yêu cầu nghỉ phép
• Cập nhật thông tin nhân sự
• Hướng dẫn về chính sách công ty

Việc tập trung các chức năng này vào một đầu mối duy nhất mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Nhân viên dễ dàng tiếp cận nguồn hỗ trợ, trong khi đội ngũ nhân sự có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Thay vì phân tán nguồn lực giữa các bộ phận, mọi hoạt động đều được tập trung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ kiến thức và tài nguyên. 

Cách thiết lập này còn đảm bảo tính nhất quán trong chất lượng dịch vụ nhân sự. Bất kể vị trí công tác, trong bộ phận bán hàng, CNTT hay sản xuất, mọi nhân viên đều được hưởng sự hỗ trợ đồng đều. Sự công bằng này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên với tổ chức.

Hệ thống dịch vụ theo cấp độ

Các dịch vụ chia sẻ nhân sự thường triển khai theo hệ thống cấp độ, nghĩa là mức độ hỗ trợ sẽ tăng dần tùy theo độ phức tạp của vấn đề. Tưởng tượng như một chiếc thang, mỗi bậc sẽ giải quyết các thách thức lớn hơn.

• Cấp 0 – Tự phục vụ: Nhân viên sử dụng nền tảng kỹ thuật số để tự thực hiện các nhiệm vụ nhân sự cơ bản như kiểm tra lương, cập nhật thông tin cá nhân, và đặt lịch nghỉ phép. Việc này thúc đẩy sự độc lập và hiệu quả, với các công cụ tự phục vụ luôn sẵn sàng 24/7.
• Cấp 1 – Hỗ trợ cơ bản: Các chuyên gia nhân sự cung cấp hỗ trợ cá nhân hóa cho những vấn đề phức tạp hơn, chẳng hạn như hướng dẫn về quyền lợi và các yêu cầu chính sách, đảm bảo sự rõ ràng và hỗ trợ toàn diện.
• Cấp 2 – Hoạt động nhân sự chuyên sâu và chiến lược: Tập trung vào các công việc nhân sự mang tính chiến lược, góp phần định hình tương lai của công ty. Các nhiệm vụ cấp 2 được thực hiện bởi các nhà lãnh đạo nhân sự cấp cao, làm việc sát sao với ban điều hành để đảm bảo các chiến lược nhân sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Công nghệ hỗ trợ

Công nghệ là nền tảng vững chắc của các dịch vụ chia sẻ nhân sự. Nếu không có công nghệ tốt, hệ thống sẽ không thể vận hành. Dưới đây là cách công nghệ đóng góp:

• Các nhiệm vụ thường lệ được tự động hóa, giải phóng thời gian cho nhân viên nhân sự tập trung vào công việc quan trọng hơn.
• Các công cụ công nghệ giúp theo dõi và quản lý các yêu cầu nhân sự, đảm bảo không có vấn đề nào bị bỏ sót.
• Hệ thống thông minh có khả năng phát hiện xu hướng trong dữ liệu nhân sự, hỗ trợ các nhà lãnh đạo ra quyết định chính xác hơn.
• Một số công ty sử dụng chatbot AI để trả lời các câu hỏi đơn giản về nhân sự, ngay cả ngoài giờ làm việc.

Công nghệ phù hợp giúp các dịch vụ chia sẻ nhân sự trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn cho nhân viên.

Trung tâm dịch vụ

Trung tâm dịch vụ đóng vai trò then chốt trong việc kết nối trực tiếp giữa bộ phận nhân sự và nhu cầu của nhân viên. Có thể tồn tại dưới hình thức văn phòng vật lý hoặc nền tảng trực tuyến, trung tâm này đảm bảo việc cung cấp hỗ trợ nhân sự toàn diện, không phân biệt vị trí địa lý của nhân viên.

Đối với các tập đoàn đa quốc gia, các trung tâm dịch vụ thường được phân bố theo khu vực địa lý, nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân viên ở các múi giờ và quốc gia khác nhau. Các trung tâm này thường đảm nhận vai trò hỗ trợ cấp 0 và một phần hỗ trợ cấp 1.

Yếu tố quyết định sự thành công của trung tâm dịch vụ chính là đội ngũ nhân viên có kiến thức sâu rộng và kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Họ không chỉ giải quyết vấn đề một cách hiệu quả mà còn tạo ra trải nghiệm tích cực, giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.

Trung tâm chuyên môn (CoE)

Các trung tâm chuyên môn là những nhóm chuyên gia nhân sự am hiểu về các lĩnh vực cụ thể của nhân sự. Họ giống như lực lượng đặc nhiệm trong thế giới nhân sự, tập trung vào các nhiệm vụ như:

• Xác định cấu trúc lương công bằng
• Thiết kế chương trình chăm sóc sức khỏe và phúc lợi
• Phát triển các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng cho nhân viên

Các CoE thường đảm nhận nhiệm vụ cấp 1 và cấp 2, giải quyết các vấn đề phức tạp và phát triển chiến lược nhân sự mới. Kiến thức chuyên môn của họ giúp công ty duy trì lợi thế cạnh tranh trong việc thu hút và giữ chân nhân viên tài năng.

Mô hình đối tác kinh doanh

Mô hình đối tác kinh doanh liên quan đến việc kết nối trực tiếp bộ phận HR với ban lãnh đạo công ty. Đối tác kinh doanh HR là những chuyên gia HR cấp cao, làm việc sát cánh cùng các giám đốc điều hành và trưởng phòng. Công việc chính của họ bao gồm:

• Hiểu rõ các mục tiêu kinh doanh của lĩnh vực mà họ phụ trách
• Xác định cách thức mà HR có thể hỗ trợ đạt được những mục tiêu đó
• Tư vấn cho lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến nhân sự
• Đưa chuyên môn HR vào các quyết định chiến lược của doanh nghiệp

Đối tác kinh doanh đóng vai trò cầu nối giữa HR và các bộ phận khác trong công ty, đảm bảo rằng HR không chỉ là một bộ phận hỗ trợ mà còn là yếu tố then chốt góp phần vào thành công của toàn doanh nghiệp.

Các vai trò và trách nhiệm chính của dịch vụ nhân sự chia sẻ

Dịch vụ nhân sự chia sẻ tập trung các hoạt động HR tại một địa điểm duy nhất, nhằm nâng cao hiệu quả và tổ chức của bộ phận HR. Khi lựa chọn đúng đối tác gia công HR, họ sẽ đảm nhiệm các chức năng thiết yếu hỗ trợ nhân viên và thúc đẩy hiệu suất của công ty. Thông thường, dịch vụ nhân sự chia sẻ quản lý các lĩnh vực sau:

• Xử lý bảng lương: Quản lý tiền lương, tiền thưởng và các khoản khấu trừ của nhân viên
• Quản lý phúc lợi: Giám sát các chương trình phúc lợi như bảo hiểm y tế, chế độ hưu trí và các chính sách nghỉ phép
• Quản lý dữ liệu nhân viên: Duy trì hồ sơ và cơ sở dữ liệu nhân viên chính xác và cập nhật
• Tuyển dụng: Tinh gọn quy trình từ việc đăng tin tuyển dụng đến tuyển dụng nhân viên mới
• Quản lý hiệu suất: Hỗ trợ quy trình đánh giá hiệu suất và phát triển kế hoạch nghề nghiệp
• Học tập và phát triển: Cung cấp các cơ hội đào tạo và phát triển chuyên môn cho nhân viên
• Tuân thủ HR: Đảm bảo công ty tuân thủ các luật lao động và quy định liên quan
• Quan hệ nhân viên: Giải quyết các mối quan tâm của nhân viên và thúc đẩy môi trường làm việc tích cực
• Báo cáo và phân tích HR: Cung cấp các báo cáo và phân tích số liệu HR để hỗ trợ quyết định chiến lược

Lợi ích của Dịch vụ nhân sự chia sẻ

Dịch vụ nhân sự chia sẻ đang thay đổi cách các công ty quản lý nhân sự, mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp hiện đại.

Tính nhất quán của quy trình

Dịch vụ nhân sự chia sẻ đảm bảo mọi nhân viên đều được đối xử công bằng bằng cách áp dụng các quy trình HR giống nhau cho tất cả mọi người. Điều này không chỉ giúp công ty tuân thủ các quy tắc một cách nghiêm ngặt hơn mà còn giảm thiểu sai sót và ngăn chặn sự bất công. Nhờ đó, người lao động cảm thấy được tôn trọng và đánh giá cao.

Trọng tâm chiến lược

Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ hành chính đơn giản, dịch vụ nhân sự chia sẻ giúp các chuyên gia HR giải phóng thời gian để tập trung vào các vấn đề chiến lược hơn. Điều này cho phép họ góp phần vào sự phát triển dài hạn của công ty và hỗ trợ sự phát triển cá nhân của nhân viên, thay vì bị cuốn vào những công việc hàng ngày.

Tuân thủ chính sách

Một trung tâm HR tập trung giúp việc truyền đạt và thực thi các chính sách của công ty trở nên dễ dàng hơn. Khi tất cả thông tin nhân sự được thống nhất từ một nguồn, mọi người đều có thể dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ các quy định của công ty, giúp đảm bảo sự tuân thủ trên toàn hệ thống.

Sự tham gia của nhân viên

Các dịch vụ HR tập trung trao quyền cho nhân viên bằng cách cung cấp cho họ các công cụ tự phục vụ, cho phép họ tự quản lý các vấn đề nhân sự cá nhân như cập nhật thông tin hay yêu cầu nghỉ phép. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy có quyền kiểm soát nhiều hơn mà còn xây dựng lòng tin và sự gắn kết với công ty.

Giảm chi phí

Trung tâm HR tập trung giúp giảm thiểu các nhiệm vụ giấy tờ và quản lý hành chính, cho phép công ty hoạt động hiệu quả hơn mà không cần tăng thêm nhân lực. Nhờ đó, công ty có thể tiết kiệm thời gian và chi phí một cách đáng kể, trong khi vẫn đảm bảo chăm sóc tốt cho nhân viên.

Hiệu quả hoạt động

Dịch vụ nhân sự chia sẻ giúp loại bỏ những thủ tục phức tạp, mang lại sự linh hoạt cho các nhóm làm việc. Điều này đảm bảo các nhiệm vụ nhân sự được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp toàn bộ công ty hoạt động trơn tru hơn. Khi nhân viên không phải chờ đợi quá lâu cho các vấn đề nhân sự, họ có thể tập trung vào công việc chính của mình, nâng cao năng suất chung của công ty.

Việc triển khai dịch vụ nhân sự chia sẻ cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Các nhà lãnh đạo cần xác định rõ ràng mục tiêu của họ không chỉ là tiết kiệm chi phí mà còn là nâng cao hiệu quả hoạt động nhân sự. Talentnet, với phương pháp tích hợp đầy đủ các chức năng HR kết hợp công nghệ tiên tiến, là một trong những dịch vụ thuê ngoài nổi bật, đảm bảo quản lý nhân sự hiệu quả và cải thiện trải nghiệm nhân viên cho hơn 200 công ty.