Hệ Thống Tính Lương Toàn Diện – Giải Pháp Bảo Mật Thông Tin Tối Ưu Trước Các Lỗ Hổng An Ninh Mạng

1. Sử dụng giải pháp nhân sự từ nhiều bên – Lợi bất cập hại

Trong hai thập kỉ trở lại dây, thị trường dịch vụ thuê ngoài dịch vụ nhân sự (“HR Outsourcing”), phát triển rất mạnh mẽ, đặc biệt kể từ sau cơn đại dịch Covid-19. Cụ thể, giá trị thị trường thuê ngoài dịch vụ nhân sự đạt mức 32,8 tỷ USD trong năm 2020, và dự kiến đạt mức 45,8 tỷ USD vào năm 2027, với mức tăng trưởng thường niên 4,9% theo báo cáo của Global Industry Analysts, Inc. Trong đó, các dịch vụ Thuê ngoài Tính lương vẫn là miếng bánh màu mỡ khi chiếm đến 46.5% tổng giá trị thị trường của ngành thuê ngoài dịch vụ nhân sự.

Tuy nhiên, thuê ngoài hệ thống tính lương hoàn chỉnh với nhiều chức năng luôn là một thách thức về mặt tài chính đối với nhiều doanh nghiệp. Bởi vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn kết hợp nhiều nhà cung cấp dịch vụ riêng lẻ như: hệ thống tính lương, hệ thống tự phục vụ, máy chấm công… nhằm tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành. Nhưng, việc sử dụng nhiều hệ thống khác nhau cũng khiến các doanh nghiệp gặp phải những rủi ro an ninh, những cuộc tấn công hệ thống và đánh cắp thông tin cá nhân. Một nghiên cứu của tổ chức Trustwave Global Security thống kê ước lượng những quyết định thuê ngoài vào các đơn vị không đáng tin cậy có thể dẫn đến 63% những hoạt động đánh cắp, vi phạm dữ liệu, thông tin của công ty. Những tổn thất do bị tấn công vào hệ thống dữ liệu mạng cũng gây ra các hậu quả và thiệt hại nghiêm trọng. Theo ước tính, những cuộc tấn công mạng đã gây tổn thất 600 tỷ USD trong năm 2020 trên toàn cầu.

Tuy vậy, báo cáo ghi nhận có đến 73% doanh nghiệp không có kế hoạch dự phòng cho các hệ thống nhân sự và lương thưởng nếu gặp sự cố ngừng hoạt động. Một khảo sát của PwC gần đây cũng tiết lộ chỉ 40% doanh nghiệp hiểu rõ những nguy cơ về mất cắp dữ liệu khi sử dụng bên thứ ba.

Rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp gây ra tổn thất về tài chính lẫn nguy cơ bị tấn công thông tin cá nhân cho nhân viên công ty

Đó là chưa kể đến những phức tạp, rắc rối khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của nhiều nhà cung cấp cùng lúc. Chị Mai Anh – trưởng phòng nhân sự công ty xuất nhập khẩu thủy sản đông lạnh cho biết: “Việc quản lý mỗi tác vụ với mỗi đầu dịch vụ khá lằng nhằng. Ngoài ra, nếu một công cụ bị lỗi hoặc muốn thay đổi, nâng cấp thì quá trình rất tốn thời gian vì phải đồng loạt nâng cấp luôn cả những tác vụ khác để chúng đồng bộ với nhau”.

2. Làm sao tránh bẫy data leak khi thuê ngoài?

Với các doanh nghiệp, dịch vụ thuê ngoài được đánh giá là giải pháp hữu hiệu trong tối ưu chi phí và quản lý vận hành. Tuy nhiên, thuê nhiều bên thứ ba cũng tồn đọng những vấn đề nan giải, đặc biệt là nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu quan trọng. Các chuyên gia tại Talentnet – đơn vị cung cấp giải pháp nhân sự hàng đầu Việt Nam đưa ra 3 lời khuyên hữu dụng để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất thông tin, dữ liệu khi thực hiện giải pháp thuê ngoài:

Doanh nghiệp cần cẩn trọng trong các tác vụ thuê ngoài để tránh bẫy rò rỉ dữ liệu mật

2.1 Chọn lọc các hệ thống đạt chuẩn quốc tế:

Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các phương thức lưu trữ thông tin hiện có, và từ đó thiết lập các yêu cầu về quy chuẩn bảo mật thông tin hiệu quả từ phía nhà cung cấp dịch vụ như chứng nhận ISO27001, hay hệ thống thuê ngoài cần đạt được những bộ tiêu chí tin cậy về dịch vụ quản lý dữ liệu khách hàng như SOC II. Qua đó, doanh nghiệp có thể chọn lọc được các nhà cung cấp dịch vụ an toàn, đạt chuẩn trước khi bàn giao thông tin nhạy cảm.

2.2 Thiết lập các biện pháp phòng ngừa rủi ro, sao lưu dữ liệu và tiếp tục hoạt động trong mọi tình huống:

Rủi ro thực tế là khó tránh khỏi khi có thiên tai, dịch bệnh khiến cho công việc tính lương gặp gián đoạn hoặc hệ thống gặp ảnh hưởng nặng nề. Thế nhưng, một nhà cung cấp dịch vụ tính lương chuyên nghiệp sẽ có những biện pháp phòng ngừa rủi ro như thường xuyên sao lưu dữ liệu, chạy song song hệ thống thứ hai nhằm giữ cho công việc thực hiện liên tục ngay cả khi hệ thống chính gặp vấn đề, hay thu hồi dữ liệu từ xa, ngay cả khi có thiên tai gây hư hại hệ thống. Ngoài ra, việc thiết lập hạn chế cụ thể, chỉ cung cấp các dữ liệu cần thiết cho những hoạt động tính lương có thể giúp giảm thiểu thiệt hại khi có những cuộc rò rĩ dữ liệu.

2.3 Lựa chọn một bên thứ ba cung cấp tích hợp toàn bộ giải pháp nhân sự:

Nếu việc xoay sở với nhiều bên dịch vụ thuê ngoài gây ra nhiều khó khăn, hãy cân nhắc lựa chọn một đơn vị duy nhất có khả năng cung cấp toàn bộ giải pháp cho doanh nghiệp.

Với việc thu tất cả về một mối, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng hơn trong khâu kiểm soát, giám sát vận hành. Những tác vụ cũng được đồng bộ để dễ sử dụng hơn, đồng thời hạn chế được rủi ro trục trặc hệ thống, giúp các tác vụ được vận hành trơn tru, doanh nghiệp cũng an tâm hơn với nỗi lo bị đánh cắp thông tin.

Hiện nay, dịch vụ tính lương toàn diện của Talentnet được nhiều công ty tin tưởng lựa chọn và đánh giá cao nhờ các gói giải pháp tổng thể bao quát mọi tác vụ từ hệ thống tính lương tiêu chuẩn quốc tế, giao diện tự phục vụ truy cập dễ dàng từ cả website và điện thoại, hay các tác vụ quản trị thông tin nhân viên, từ đăng ký ngày nghỉ, làm thêm giờ, hay đăng ký bảo hiểm…