Phân biệt HRMS vs. HRIS: Chọn Hệ Thống Quản Lý Cho Doanh Nghiệp

Thoạt nhìn, HRMS và HRIS có vẻ tương đồng với nhiều chức năng chồng chéo. Tuy nhiên, chúng là hai hệ thống riêng biệt với những đặc điểm độc đáo. Hiểu rõ sự khác biệt này là chìa khóa để lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho nhu cầu quản lý nhân sự của bạn. Hãy cùng khám phá ý nghĩa, cách thức hoạt động và lợi ích của HRMS và HRIS đối với doanh nghiệp.

HRIS là gì?

HRIS (Hệ thống thông tin nguồn nhân lực) là một giải pháp phần mềm hoặc nền tảng trực tuyến được thiết kế để quản lý và lưu trữ dữ liệu nhân viên một cách hiệu quả. Hệ thống này tự động hóa các quy trình nhân sự, tối ưu hóa việc quản lý thông tin, giúp các chuyên gia HR dễ dàng xử lý công việc hàng ngày.

HRIS hoạt động như thế nào?

HRIS kết hợp nhiều chức năng HR khác nhau vào một hệ thống thống nhất. Nó cho phép chia sẻ dữ liệu và tạo báo cáo xuyên suốt nền tảng, tạo ra một trung tâm tích hợp cho mọi thông tin và quy trình liên quan đến nhân sự.

Tính năng chính của HRIS

HRIS là một giải pháp toàn diện nhằm tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình nhân sự. Những tính năng nổi bật bao gồm:

• Lưu trữ tập trung: Tạo một kho lưu trữ duy nhất cho mọi thông tin, chính sách và thủ tục HR, giúp truy cập và cập nhật dữ liệu nhân viên dễ dàng.
• Quản lý tuyển dụng: Cung cấp công cụ quản lý quy trình tuyển dụng và duy trì mối quan hệ với ứng viên tiềm năng, bao gồm hệ thống theo dõi ứng viên.
• Onboarding: Hợp lý hóa quá trình đưa nhân viên mới vào tổ chức, đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ từ ứng viên thành thành viên đội ngũ.
• Quản lý hiệu suất: Tích hợp công cụ theo dõi và đánh giá hiệu suất nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá định kỳ và xác định lĩnh vực cần cải thiện.
• Tự phục vụ nhân viên (ESS): Cho phép nhân viên truy cập và cập nhật thông tin cá nhân, giảm gánh nặng cho đội ngũ HR.
• Chấm công: Bao gồm công cụ quản lý thời gian làm việc và vắng mặt, đơn giản hóa quy trình tính lương.
• Đào tạo và phát triển: Cung cấp tính năng giám sát quá trình đào tạo và phát triển nhân viên, theo dõi tiến độ và xác định khoảng trống kỹ năng.
• Phân tích: Tích hợp công cụ phân tích dữ liệu nhân sự, cung cấp thông tin chi tiết có giá trị cho việc hoạch định chiến lược.

HRMS là gì?

HRMS (Hệ thống quản lý nguồn nhân lực) là phiên bản nâng cấp của HRIS, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách tự động hóa hầu hết quy trình nhân sự. Hệ thống này cung cấp cái nhìn toàn diện về lực lượng lao động và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế, luật lao động mới nhất.

HRMS hoạt động như thế nào?

HRMS áp dụng công nghệ tự động hóa để tổ chức và hiển thị dữ liệu ứng viên cùng nhân viên. Bằng cách tự động hóa công việc thủ công, HRMS giảm thiểu thời gian xử lý giấy tờ, cho phép đội ngũ nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn.

Tính năng chính của HRMS

HRMS mở rộng từ nền tảng HRIS, cung cấp các tính năng toàn diện và nâng cao hơn. Những tính năng này mang lại cái nhìn sâu sắc, tự động hóa quy trình phức tạp và hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Dưới đây là các tính năng chính của HRMS:

• Chức năng HR tổng quát: Bao gồm tất cả tính năng của HRIS và bổ sung quản lý phúc lợi nhân viên.
• Quản lý vắng mặt: Theo dõi nghỉ phép và đảm bảo tuân thủ luật lao động như FMLA.
• Phân tích nâng cao: Cung cấp công cụ báo cáo, phân tích dự đoán và tài chính thời gian thực.
• Xử lý không giấy tờ: Số hóa biểu mẫu, báo cáo và quản lý thời gian thử việc.
• Tuân thủ tự động: Tự động cập nhật theo thay đổi của luật lao động.
• Quản lý đào tạo nâng cao: Tối ưu hóa quản lý khóa học và cập nhật tài liệu đào tạo.
• Quản lý lương bổng toàn diện: Tính năng tính lương vượt trội bao gồm xử lý hàng loạt, tái xử lý, quản lý trực tuyến và theo dõi làm thêm giờ.

Phân biệt HRMS và HRIS

Mặc dù cùng hướng đến việc nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, HRMS và HRIS có những điểm khác biệt đáng kể. HRMS cung cấp nhiều tính năng hơn, tập trung vào quản lý nguồn nhân lực chiến lược, trong khi HRIS chú trọng vào các khía cạnh thông tin và hành chính. Dù đôi khi được sử dụng thay thế nhau, sự khác biệt chính nằm ở phạm vi chức năng và giá trị chiến lược mà chúng mang lại cho tổ chức.

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt, hãy so sánh HRMS và HRIS trên một số lĩnh vực chính:

Những doanh nghiệp nào có thể sử dụng HRIS?

HRIS phù hợp với các công ty có quy mô nhỏ, đội ngũ nhân sự hạn chế, cần các chức năng cơ bản như tính lương, quản lý phúc lợi và theo dõi thời gian. Đây là giải pháp đơn giản, hiệu quả để quản lý quy trình nhân sự cốt lõi mà không tốn kém hay phức tạp. Một số giải pháp HRIS hàng đầu bao gồm ADP Run, BambooHR, Gusto Simple.

Những doanh nghiệp nào có thể sử dụng HRMS?

HRMS thích hợp cho các tổ chức cần quản lý và phân tích dữ liệu phức tạp hơn nhằm hỗ trợ tăng trưởng. Hệ thống này cung cấp các tính năng nâng cao để xử lý quy trình nhân sự phức tạp và khai thác thông tin chiến lược từ dữ liệu nhân lực. Các nhà cung cấp HRMS nổi bật gồm: ADP Workforce Now, Zoho People, Rippling HR Cloud, Gusto Plus, Zenefits.

Trong thực tế, ranh giới giữa HRIS và HRMS không hoàn toàn rõ ràng. Nhiều nhà cung cấp đề xuất giải pháp linh hoạt, cho phép doanh nghiệp khởi đầu với HRIS cơ bản và dễ dàng nâng cấp lên HRMS khi cần. Khi lựa chọn hệ thống, điều quan trọng là tập trung vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp thay vì bị vướng mắc vào thuật ngữ.

Việc áp dụng giải pháp công nghệ nhân sự chuyên biệt, dù là HRIS hay HRMS, đều mang lại những cải thiện đáng kể cho quy trình nhân sự. Kết quả là quản lý nhân viên hiệu quả hơn, năng suất được nâng cao và ra quyết định mang tính chiến lược hơn.

Qua việc so sánh HRMS và HRIS, ta thấy rõ mặc dù có nhiều tính năng tương đồng, hai hệ thống này được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau. Bất kể lựa chọn HRMS hay HRIS, việc áp dụng một trong hai hệ thống đều là bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa quy trình quản lý nhân sự, đưa doanh nghiệp của bạn tiến gần hơn với xu hướng số hóa hiện đại.

Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn về lựa chọn phù hợp, Talentnet có thể hỗ trợ với dịch vụ cho thuê hệ thống tính lương linh hoạt, có thể điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể. Hãy tìm hiểu các giải pháp của chúng tôi để xem cách phần mềm tính lương có thể tối ưu hóa quy trình nhân sự của bạn!