Những Yếu Tố Cần Xem Xét Khi Vận Hành Văn Phòng Đại Diện Tại Việt Nam

23/09/2024

Văn phòng đại diện (RO) mang lại cho các nhà đầu tư nước ngoài một giải pháp tiếp cận hiệu quả và tiết kiệm chi phí vào thị trường Việt Nam. Mặc dù dễ dàng thành lập với ít yêu cầu tuân thủ, RO vẫn tồn tại những hạn chế hoạt động nhất định cùng các rủi ro tiềm ẩn. Nắm vững những yếu tố này là điều thiết yếu để các doanh nghiệp cân nhắc loại hình hiện diện thương mại này tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện (RO) là mô hình hiện diện thương mại phổ biến với các nhà đầu tư nước ngoài khi bước vào thị trường Việt Nam. Đây thường là lựa chọn ban đầu để thâm nhập thị trường, giúp các nhà đầu tư quản lý hoạt động, thúc đẩy thương mại và xây dựng quan hệ khách hàng tại Việt Nam một cách hiệu quả.

Lợi ích khi mở văn phòng đại diện tại Việt Nam

Việc thành lập văn phòng đại diện (RO) tại Việt Nam mang lại nhiều lợi ích cho nhà đầu tư nước ngoài, đặc biệt với những người lần đầu tiếp cận thị trường. Đây là bước quan trọng để khám phá tiềm năng trước khi đầu tư sâu hơn vào một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Dễ dàng thành lập (6 – 8 tuần)
Chi phí tiết kiệm (không yêu cầu vốn đầu tư, chi phí vận hành tối thiểu)
Hoạt động đơn giản với ít yêu cầu tuân thủ (chỉ cần báo cáo hàng năm và tuân thủ thuế cho nhân viên)

Tuy nhiên, văn phòng đại diện (RO) có những hạn chế pháp lý nhất định, không giống với các loại hình đầu tư nước ngoài khác. RO chỉ được phép đại diện cho công ty mẹ trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, phát triển đối tác, và không thể trực tiếp tham gia hoạt động tạo ra lợi nhuận.

Các yêu cầu vận hành văn phòng đại diện tại Việt Nam

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc vận hành văn phòng đại diện tại Việt Nam đòi hỏi phải tuân thủ một số quy định và đối mặt với các hạn chế hoạt động cụ thể.

Các hoạt động được phép của văn phòng đại diện (RO) tại Việt Nam

RO chỉ được phép thực hiện các hoạt động liên quan đến liên lạc, nghiên cứu thị trường, và thúc đẩy kinh doanh cho công ty mẹ, không được phép tham gia vào việc bán hàng trực tiếp hoặc tạo ra doanh thu tại khu vực. Mặc dù các quy định pháp lý đã giới hạn rõ ràng về phạm vi hoạt động của RO, vẫn tồn tại một số tranh cãi về những hoạt động phụ trợ và cách xác định các hoạt động tạo ra lợi nhuận trực tiếp. Điều này dẫn đến việc các cơ quan quản lý và thuế thường xuyên tiến hành thanh tra RO, đặc biệt với những RO bị nghi ngờ vi phạm quy định.

Các cuộc thanh tra gần đây thường được thực hiện một cách chặt chẽ, với sự phối hợp của các cơ quan cấp phép và cơ quan thuế, đồng thời mở rộng về phạm vi và thời gian kiểm tra. Các hành động xử lý vi phạm cũng trở nên nghiêm ngặt hơn, bao gồm các biện pháp mạnh mẽ đối với các hành vi sai phạm.

Mục tiêu của các cuộc thanh tra

RO trong các ngành đặc biệt như dược phẩm, thương mại.
RO có số lượng nhân viên bán hàng và tiếp thị lớn.
RO có tổ chức hoạt động như một doanh nghiệp đầy đủ.
RO chi tiêu lớn cho quảng cáo và tiếp thị.
RO quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng.

Hậu quả từ các cuộc thanh tra có thể bao gồm các hình phạt tài chính như phạt hành chính, truy thu thuế, hoặc các hậu quả phi tài chính như khiển trách, thu hồi giấy phép RO và tác động tiêu cực đến uy tín.

Cân nhắc về nhân sự

RO không bị giới hạn về số lượng nhân viên, nhưng số lượng nhân sự trong và ngoài nước, cũng như phạm vi công việc và chức danh, cần phải phù hợp với các hoạt động được phép của RO. Một số rủi ro phổ biến trong việc quản lý lao động của RO bao gồm:

Không có giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Không đăng ký nội quy lao động.
Hợp đồng lao động thiếu các điều khoản phù hợp.
Chức danh và phạm vi công việc của người lao động không khớp với hoạt động của RO.
Không gửi báo cáo lao động định kỳ.

Thuế và kế toán – Các vấn đề khi kiểm toán thuế

Văn phòng đại diện (RO) không phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT) do không tham gia vào hoạt động tạo ra doanh thu. Tuy nhiên, RO vẫn phải chịu thuế thu nhập cá nhân (PIT) cho nhân viên và các khoản đóng góp bắt buộc như bảo hiểm xã hội và công đoàn.

Mặc dù không chịu thuế CIT, RO phải duy trì sổ sách kế toán đầy đủ và có thể cần nộp báo cáo cho các cơ quan chức năng khi bị kiểm toán hoặc thanh tra.

Về mặt lý thuyết, một cuộc kiểm toán thuế có thể kéo dài từ 40 đến 70 ngày làm việc, nhưng trên thực tế, có thể mất nhiều tháng, thậm chí nhiều năm mới hoàn tất. Quá trình kéo dài này thường do các quy trình nội bộ, lịch trình làm việc của cơ quan thuế, cơ quan lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội. Một số vấn đề phổ biến làm kéo dài quá trình kiểm toán bao gồm:

Thiếu nhân sự có chuyên môn về lao động, kế toán và thuế, vì phần lớn RO chỉ sử dụng nhân viên bán hàng và kỹ thuật để hỗ trợ công ty mẹ trong việc liên lạc và phát triển kinh doanh tại Việt Nam.
Thiếu hồ sơ kế toán và chứng từ—trong một số trường hợp, không có sổ quỹ nhỏ để theo dõi chi phí và thanh toán của RO.
Việc nộp thuế và thanh toán giao cho bên thứ ba mà không có sự giám sát chặt chẽ, dẫn đến quản lý lỏng lẻo. Điều này cũng xảy ra đối với các trách nhiệm tuân thủ lao động và công việc hành chính, chẳng hạn như chính sách công ty và các tài liệu pháp lý hỗ trợ khác.
Ngoài ra, còn có nguy cơ về thuế đối với các chi phí phát sinh trong việc kiểm soát sản xuất, phân tích và thử nghiệm kỹ thuật. Những chi phí này có thể không được cơ quan thuế chấp nhận và có thể bị coi là thu nhập cá nhân của Trưởng đại diện khi RO thanh lý hoặc đóng cửa, dẫn đến nghĩa vụ thuế lớn và kéo dài thời gian thanh lý trong nhiều năm.

RO hoạt động càng lâu, nguy cơ gặp phải các tình huống rủi ro trên càng cao. Do đó, cần có các biện pháp và hành động phù hợp để đảm bảo hoạt động hiệu quả, đồng thời giảm thiểu và rút ngắn thời gian xử lý trong trường hợp thanh lý RO.

*Yêu cầu để vận hành một RO tại Việt Nam*

Hoạt động của RO – Lập kế hoạch hoạt động

Đầu tiên, mặc dù không phải là yêu cầu chính thức, nhưng RO nên chuẩn bị và duy trì các tài liệu pháp lý cần thiết như chính sách tài chính, biểu mẫu yêu cầu bồi thường, hóa đơn, chứng từ, sao kê ngân hàng, bảng lương, và các báo cáo định kỳ về hoạt động, sử dụng lao động và tờ khai thuế. Việc đối chiếu thường xuyên những tài liệu này là rất quan trọng. Nếu không có tài liệu đầy đủ, việc bị truy thu thuế là khó tránh khỏi, và số tiền truy thu có thể tăng lên theo thời gian, phụ thuộc vào quy mô hoạt động của RO.

Tiếp đến, RO nên tiến hành đánh giá định kỳ về tình trạng lao động, kế toán và tuân thủ thuế. Việc đánh giá này giúp kiểm soát tình hình tài liệu và phát hiện các rủi ro tiềm ẩn. Nếu có vấn đề, công ty mẹ nên bổ sung hoặc điều chỉnh tài liệu kịp thời thay vì chờ đợi đến khi kiểm toán thuế để đóng RO. Bên cạnh đó, nên dự trù ngân sách để chuẩn bị cho các rủi ro phát sinh và rút ngắn thời gian xử lý khi đóng RO.

Cuối cùng, cần xem xét lại mô hình kinh doanh và cân nhắc các lựa chọn hiện diện khác tại Việt Nam nếu có.

Giải pháp của Talentnet

Để hỗ trợ việc vận hành RO tại Việt Nam, Talentnet cung cấp dịch vụ toàn diện cho các công ty nước ngoài, bao gồm:

Hỗ trợ cấp phép và sau cấp phép.
Dịch vụ thư ký doanh nghiệp.
Hỗ trợ nhập cư (thị thực, giấy phép lao động, thẻ tạm trú).
Hỗ trợ tuân thủ bảng lương và thuế thu nhập cá nhân (PIT).
Hỗ trợ kiểm tra sức khỏe định kỳ và kiểm toán PIT.
Tư vấn và hỗ trợ khác theo yêu cầu.

Thông tin liên hệ

Ms. Đoàn Thị Kiều Vân

Phó Giám đốc của dịch vụ Tính lương và dịch vụ Tư vấn doanh nghiệp

Email: vandtk@talentnetgroup.com