#HRmust-know: Cơ Sở Dữ Liệu Nhân Sự - Lời Giải Cho Bài Toán Về Quản Lý Nguồn Lực

Để tiến hành xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự, Fuse Workforce – cộng đồng HR quốc tế đã gợi ý năm bước như sau:

1. Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

Trước tiên, cần xác định rõ doanh nghiệp cần điều gì từ hệ thống dữ liệu. Bởi hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự có thể đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:

• Tăng cường độ chính xác của các báo cáo
• Tự động hóa quy trình HR
• Tích hợp lương với quy trình tuyển dụng, phúc lợi và những yếu tố khác
• Theo dõi KPI của nhân sự
• Tiếp cận số liệu dễ dàng hơn và đưa ra góc nhìn mới, giúp nhân viên chủ động đưa ra những quyết định phù hợp về năng suất lao động cũng như định hướng phát triển sự nghiệp. 

Khi hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp, quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu nhân sự sẽ trở nên dễ dàng hơn, đảm bảo thực hiện mục tiêu đề ra. 

2. Xác định các yêu cầu về cơ sở dữ liệu

Sau khi đã xác định những nội dung cần có trong hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự, doanh nghiệp nên xây dựng mô hình hệ thống theo chính hành trình mà mỗi nhân viên sẽ trải qua tại doanh nghiệp. Hầu hết mỗi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ trải qua một số giai đoạn sau đây:

• Tuyển dụng và tiếp nhận công việc
• Quản lý năng suất
• Đào tạo và phát triển
• Giữ chân và gắn kết
• Bàn giao công việc

3. Kêu gọi sự tham gia của những bên liên quan

Xây dựng cơ sở dữ liệu nhân sự để có thể đáp ứng mọi nhu cầu của các phòng ban sẽ là nhiệm vụ quá sức đối với bất kì một cá nhân hay bộ phận HR nào. Do vậy, quá trình xây dựng cần có sự tham gia của các bên liên quan cũng như những người có thể hỗ trợ chi phí về công nghệ mới, chẳng hạn như đội ngũ lãnh đạo và bộ phận phụ trách về công nghệ thông tin. Các đối tượng thường xuyên sử dụng dữ liệu như những nhà quản lý chấm công hoặc bộ phận tài chính cũng có thể tham gia vào quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu. Điều này cũng giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về quy trình và cùng tham gia đóng góp, nhờ vậy gia tăng cơ hội thành công.

4. Thống kê đầy đủ những chính sách và thông tin liên quan

Các chính sách về nhân sự cần được tổng hợp trước đó để có thể tích hợp vào trong hệ thống. Nhờ vậy, tiền lương, phúc lợi cho người lao động cùng với các khoản phúc lợi khác sẽ được tính toán chính xác hơn.

5. Khuyến khích nhân viên sử dụng nền tảng trong quá trình đào tạo

Nếu không được đào tạo, nhân viên sẽ gặp rất nhiều vấn đề khi sử dụng nền tảng dữ liệu mới. Từ đó, họ có thể sẽ quay trở về cách làm việc truyền thống là liên hệ với bộ phận HR để lấy thông tin mỗi khi cần thiết. Do vậy, doanh nghiệp cần chú ý tổ chức những buổi đào tạo cho nhân viên và các công cụ hướng dẫn cùng với hệ thống hỗ trợ 24/7. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tạo điều kiện để nhân viên có thời gian tham gia đào tạo và làm quen với nền tảng dữ liệu mới.

Nếu gặp vướng mắc về cơ sở dữ liệu nhân sự và chưa biết cách xây dựng phù hợp, hãy để đội ngũ giàu kinh nghiệm của Talentnet đồng hành cùng doanh nghiệp. Nền tảng bảo mật cao, dễ dàng sử dụng cùng với các báo cáo thời gian thực, phân tích tùy chỉnh, các chức năng hành chính và cập nhật pháp lý, Talentnet sẽ giúp doanh nghiệp ở mọi quy mô quản lý hiệu quả dữ liệu nhân sự.