#HRmust-know: Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Nhân Sự - Chìa Khóa Thành Công Cho Mọi Doanh Nghiệp

1. Cơ sở dữ liệu nhân sự là gì?

Cơ sở dữ liệu nhân sự là những thông tin quan trọng liên quan đến doanh nghiệp và cá nhân người lao động, chẳng hạn như chi tiết quá trình tuyển dụng, mức lương,… Dữ liệu này có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhân viên, từ đó đưa ra quyết định phù hợp để thúc đẩy năng suất lao động.

Trong quá trình làm việc của bộ phận HR, các thông tin dữ liệu liên tục được tạo ra, dẫn đến vô vàn dữ liệu cần được theo dõi và báo cáo. Thông qua việc theo dõi nguồn dữ liệu này, từ quy trình tuyển dụng, đào tạo đến kế hoạch giữ chân nhân sự, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nguồn lực lao động hiện tại. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong quản lý chiến lược nhân sự khi sở hữu hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự toàn diện, có khả năng tùy chỉnh linh hoạt. 

2. Những ích lợi của hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự

Người lao động được xem là tài sản quý báu nhất của một doanh nghiệp và vì vậy, phương pháp quản lý nhân sự phù hợp đóng vai trò quyết định đến sự thành bại của tổ chức. Để đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn, cần có hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự chỉn chu. eLearning Industry đã liệt kê một số ích lợi không thể bỏ qua khi sử dụng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự như sau: 

• Đồng nhất hệ thống cơ sở dữ liệu

Thay vì quản lý nhân sự một cách thủ công và rời rạc, một hệ thống cơ sở dữ liệu đồng nhất sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng truy xuất thông tin cần thiết, nhờ đó có thể đưa ra các quyết định kịp thời và đúng đắn. Hơn nữa, một hệ thống dữ liệu đồng nhất cũng giúp doanh nghiệp tiện lợi hơn trong hoạt động theo dõi nhân sự, từ hành vi đến năng suất của mỗi người, tiết kiệm thời gian và sức lực cho bộ phận HR.

• Tăng cường bảo mật dữ liệu

Với hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự, bảo mật thông tin không còn là thách thức lớn. Khả năng hạn chế truy cập giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro bị rò rỉ dữ liệu nhạy cảm nhưng vẫn đồng thời cho phép nhân viên tiếp cận với thông tin cần thiết. Hệ thống dữ liệu cũng có nhiều lớp bảo mật và mọi thông tin đều có mật khẩu bảo vệ. 

• Cải thiện năng suất

Cơ sở dữ liệu nhân sự giúp việc truy xuất dữ liệu trở nên tiện lợi hơn bao giờ hết. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cắt giảm những công việc nhàm chán có tính chất lặp lại, cho phép nhân viên tập trung vào những ưu tiên quan trọng hơn. Thêm vào đó, đối với những công ty đa quốc gia, hồ sơ của nhân viên đến từ nhiều quốc gia khác nhau có thể được lưu trữ vào một hệ thống trung tâm, cải thiện hiệu quả toàn bộ quá trình cũng như giảm tải khối lượng công việc của bộ phận HR. 

• Thúc đẩy tinh thần hợp tác

Với cơ sở dữ liệu nhân sự, mỗi nhân viên có thể nhanh chóng tìm được thông tin liên lạc của đồng nghiệp thông qua danh bạ nhân sự với những thông tin như chức vụ, số điện thoại, địa chỉ email, vị trí, ID,… Không phải nhân viên nào trong doanh nghiệp cũng quen biết nhau, do vậy hệ thống này cho phép mọi người hợp tác với nhau hiệu quả hơn, nhất là trong điều kiện phải làm việc từ xa. Điều này góp phần xây dựng nên một đội ngũ gắn kết, cùng nhau phát triển ý tưởng hướng đến cải tiến trong doanh nghiệp.

• Hạn chế rủi ro vi phạm pháp luật

HR là một trong những bộ phận chủ chốt cần đảm bảo thực thi chính sách bảo mật bởi đây là nơi nắm giữ một lượng lớn thông tin cá nhân của nhân viên. Do vậy, cơ sở dữ liệu nhân sự sẽ đem lại lợi ích cho bộ phận HR. Khi được cấp quyền, một nhân viên có thể truy cập được các thông tin cần thiết và chỉ được phép xem những thông tin trong quyền hạn của họ. Nhờ đó, mức độ bảo mật cao và chính xác nhất được thiết lập, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định của pháp luật. 

Như vậy, lựa chọn và xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự có thể đóng vai trò quyết định đối với tương lai phát triển và lợi nhuận của doanh nghiệp về lâu dài. Nếu doanh nghiệp vẫn còn nhiều vướng mắc về khái niệm cơ sở dữ liệu nhân sự và chưa biết đâu là cách phù hợp, hãy để đội ngũ giàu kinh nghiệm của Talentnet hỗ trợ. Là đơn vị tư vấn nhân sự hàng đầu Việt Nam, Talentnet đã có nhiều năm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực phát triển dữ liệu nhân sự với mức độ bảo mật cao nhất, đem lại thành công trong dài hạn. Dựa trên quan hệ đối tác độc quyền với PeopleStrong – nhà cung cấp công nghệ HR và việc làm hàng đầu tại châu Á, Talentnet tự tin có thể đem đến hệ thống quản lý HR tích hợp toàn diện, cho phép doanh nghiệp quản lý mọi cơ sở dữ liệu nhân sự trên một nền tảng duy nhất.