Làm Thế Nào Để Trở Thành Một Nhà Lãnh Đạo Tốt Trong Hệ Thống Làm Việc Từ Xa?

Theo một nghiên cứu kéo dài hai năm bởi Đại học Stanford, làm việc từ xa có thể tác động tích cực rất nhiều đến hiệu suất làm việc. Đây là lý do hàng đầu khiến mọi người luôn chọn lựa việc không cần phải tới văn phòng. Những kết quả khác của công trình nghiên cứu cũng cho thấy việc cho phép được lựa chọn làm việc từ xa luôn làm gia tăng khả năng giữ chân nhân viên, cải thiện được nguồn nhân lực một cách đáng kể, mang lại lợi ích cho môi trường và giúp nhân viên có được nhiều thời gian hơn dành cho gia đình và bạn bè của họ.

Mặc dù hệ thống làm việc từ xa đang dần trở nên phổ biến, nó cũng có nhiều trở ngại riêng, bao gồm việc kiểm soát hiệu suất làm việc, xây dựng niềm tin cũng như sự thống nhất trong văn hóa công ty. Đứng từ góc độ của nhân viên, một nghiên cứu bởi Zogby Analytics cho thấy rằng nhân viên khi làm việc từ xa có khả năng cảm thấy bị tách biệt. Họ chia sẻ rằng khi làm việc từ xa dễ xuất hiện nhiều sự thiếu hụt thông tin từ ban quản lý cũng như phải đối diện với những thách thức trong việc cần phân phối thông tin kịp thời. Và đó chính là những trở ngại lớn nhất khi làm việc tại nhà. Tuy nhiên, chúng ta có thể vượt qua được những trở ngại này thông qua việc giao tiếp phù hợp và thật chu đáo trong các khâu xử lý quy trình.

Là một người lãnh đạo của đội ngũ hoặc tổ chức đang vận hành từ xa, bạn có thể giúp cho nhân viên của mình gặt hái được thành công, duy trì những mối quan tâm của họ bằng cách tạo ra những thay đổi trong cách thức mà chúng ta lãnh đạo. Sau đây là sáu gợi ý mà chúng tôi muốn đề xuất với bạn trong việc dẫn dắt một đội ngũ làm việc từ xa:

1. Phát triển liên kết cá nhân.

Mặc dù việc giữ thái độ chuyên nghiệp trong công việc là cần thiết, nhưng hãy luôn nhớ rằng các thành viên trong đội ngũ của chúng ta đều là những con người bình đẳng như nhau. Hãy thường xuyên trò chuyện với nhân viên của mình, hỏi thăm về mối quan tâm cũng như cuộc sống thường nhật của họ. Hãy tìm ra điều gì tiếp thêm cho họ năng lượng và điều gì khiến họ trở nên mệt mỏi. Luôn lưu tâm tới việc giao cho nhân viên những nhiệm vụ vừa mang tính thách thức nhưng vẫn không kém phần thú vị.

2. Hãy duy trì những cuộc đối thoại.

Thiết lập các phương pháp cũng như kênh liên lạc dành cho các múi giờ khác nhau, đảm bảo rằng chúng ta sẽ sử dụng chúng một cách thường xuyên. “Các cộng đồng mạng trực tuyến, phần mềm cộng tác xã hội và những ứng dụng trò chuyện sẽ giúp chúng ta kết nối được nhân sự từ hệ thống làm việc từ xa vào trong các cuộc hội thoại” – Tony Ventrice, giám đốc sản phẩm cấp cao, đã cho biết. “Không nhất thiết tất cả những cuộc trò chuyện cần tuyệt đối nghiêm túc. Đôi khi hãy hiểu rằng thứ có thể đem một nhóm lại gần nhau hơn chính là những câu chuyện phiếm.”

3. Tạo sự hứng thú trong việc hợp tác nhóm của các bạn.

“Trò chơi hóa” hay có thể áp dụng những yếu tố “gaming” vào một môi trường không liên quan đến game, đã trở thành một chiến lược phổ biến của các công ty khi muốn khuyến khích lòng trung thành cũng như sự gắn kết của khách hàng theo cách thú vị và năng động. Chính những chiến thuật khuyến khích tranh đua và đưa phần thưởng vào các hoạt động hằng ngày này lại là một chiến lược gắn kết nhân viên rất hiệu quả. Nó giúp cho những những người đang làm việc từ xa và tại công sở có thể gắn kết với nhau, khiến họ luôn cảm thấy được hòa nhập vào nền văn hóa của một tổ chức.

4. Sử dụng video trong giao tiếp.

Để kết nối và thu hút các thành viên trong nhóm, đặc biệt là với nhóm nhân viên đang làm việc qua hệ thống trực tuyến, chúng ta cần phải tăng cường thêm các cuộc họp và luôn đảm bảo việc nhìn thấy mặt nhau khi trò chuyện.

Tim Hagen tại Progress Coaching báo cáo rằng: “Nếu chúng ta không biết đặt ra lịch trình cụ thể theo thời gian hoặc biết cách nói chuyện với nhau, việc im lặng sẽ khá nguy hiểm chỉ bởi một nhân viên khi làm việc từ xa có thể sẽ rất hoang mang không biết liệu rằng họ đang làm việc có thực sự tốt hay không?”

5. Đưa ra những hướng dẫn cụ thể để thiết lập niềm tin.

Hãy đưa ra hướng dẫn và yêu cầu cụ thể khi làm việc tại nhà, ví dụ như cần trả lời email đúng hạn (trong vòng 24 giờ), cần sử dụng tin nhắn cho những vấn đề khẩn thiết và đặt ra giới hạn về thời gian cho các cuộc gọi thoại. Việc thiết lập các quy trình này sẽ giúp chúng ta cụ thể hóa được những kỳ vọng dành cho thành viên trong nhóm làm việc từ xa, đảm bảo nhân viên không bị quá tải khi phải làm việc suốt ngày đêm và thông qua đó có thể xây dựng được niềm tin ở họ một cách mạnh mẽ.

6. Hãy thể hiện phong cách của bạn.

Ở trong tổ chức của mình, chúng tôi thường xuyên sử dụng Hồ sơ Emergenetics®  để hỗ trợ cho việc giao tiếp và hợp tác với nhân viên từ xa. Điều trên hết là chúng tôi có thể gắn kết đội ngũ làm việc toàn cầu của mình được tốt nhất. Bằng cách hiểu rõ các thành viên trong nhóm có những suy nghĩ và xu hướng hành động như thế nào, chúng tôi sử dụng những hiểu biết này cho việc tiếp cận làm việc cùng nhau, nhờ vào đó có thể kết nối và thu hút nhân viên trong bất kỳ địa điểm trực thuộc văn phòng nào của họ.

Tổ chức của chúng tôi có ba văn phòng chính đặt tại Denver, Singapore và Dublin. Ba văn phòng này đã và đang hỗ trợ cho 15 văn phòng quốc tế cũng như hàng ngàn các đối tác doanh nghiệp khác trên toàn thế giới. Điều quan trọng là chúng tôi luôn nhận ra được những lợi ích cũng như thách thức trong việc thu hút và gắn kết các thành viên thuộc hệ thống làm việc từ xa.

Nguồn: Emergenetics International