Lập Kế Hoạch Kế Nhiệm - Phương Thức Tối Ưu để Đảm Bảo Kinh Doanh Liên Tục

Vậy Kế hoạch Kế nhiệm là gì?

Kế hoạch Kế nhiệm là xác định những nhân tài hàng đầu cho các vị trí quan trọng hay vị trí lãnh đạo cấp cao và chuẩn bị kế hoạch thăng tiến cho họ. Mặc dù nghe có vẻ đơn giản, nó lại là một trong những quy trình đầy thách thức và vì vậy thường bị lãng quên trong các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Vì sao Kế hoạch Kế nhiệm không được chú ý?

Thất bại trong việc lập kế hoạch chính là lập kế hoạch để thất bại – đây chính là lời cảnh báo hoàn hảo để làm nổi bật tầm quan trọng của việc Lập kế hoạch Kế nhiệm. Mỗi cá nhân có xu hướng đầu tư vào bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm xe cộ để giảm thiểu tác động của các tình huống không mong muốn. Các doanh nghiệp cũng lưu trữ bản sao các dữ liệu để tránh việc mất dữ liệu xảy ra. Tuy nhiên, khi đề cập đến việc đảm bảo tính khả dụng của nhân tài, chủ đề này gần như bị ngó lơ. Thông qua trao đổi với nhiều giám đốc điều hành, có thể kể đến một số nguyên nhân như:

• Là hoạt động tốn thời gian
• Chỉ được xem là một chức năng nhân sự hơn là sáng kiến chiến lược
• Tuyển dụng thay thế là lựa chọn đơn giản hơn
• Sự thành công của kế hoạch thường không thấy được ngay 
• Sự thiên vị và chủ nghĩa gia đình trị trong doanh nghiệp 

Vì sao cần Kế hoạch Kế nhiệm?

Tương lai vẫn tồn tại nhiều ẩn số, và một số tình huống có thể khiến doanh nghiệp mất đi những nhân tài hàng đầu của mình gồm:

• Các nhân sự cấp cao nghỉ hưu
• Sự qua đời đột ngột của nhân sự hàng đầu
• Nhân tài bị các tổ chức khác chiêu mộ nhờ mức lương và các cơ hội hấp dẫn hơn

Giờ đây câu hỏi được đặt ra là, làm sao để các doanh nghiệp đương đầu với những tình huống không thể tránh khỏi này. Và giải pháp được cân nhắc chính là – Quy trình Lập kế hoạch Kế nhiệm.

Cách thức triển khai?

Có 5 bước để tạo ra một kế hoạch kế nhiệm hiệu quả:

1. Xác định các cá nhân và các vị trí công việc quan trọng

Thiết lập một kế hoạch kế nhiệm sẽ cần nhiều nguồn lực, vậy nên lý tưởng nhất là đầu tư vào các hạng mục có thể thu được lợi ích tối đa. Bạn sẽ phải tách các vị trí nhân sự thành nhiều nhóm khác nhau để xác định các công việc thiết yếu với doanh nghiệp.

Bộ phận nhân sự nên trao đổi và đưa ra những câu hỏi như

• Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi đánh mất nhân viên đang đảm nhiệm những công việc này?
• Các nguồn lực/kỹ năng này có khan hiếm trên thị trường không?
• Những nhân viên này giúp doanh nghiệp thúc đẩy tăng trưởng trong tương lai không?

2. Xác định các yếu tố cần thiết để đảm nhiệm các công việc này

Bước thứ hai cần làm hiểu rõ các yếu tố cần có để hoàn thành tốt công việc. Một số yếu tố mà các doanh nghiệp coi trọng:

Kỹ năng, Năng lực, Kiến thức nghiệp vụ, Kinh nghiệm, Bằng cấp

3. Xác định nhóm nhân tài hàng đầu dựa trên nhiều thông số

Định vị đúng người đúng thời điểm là yếu tố then chốt. Vậy nên việc xác định và quy hoạch nhóm nhân viên giỏi là cần thiết. Nó cũng đảm bảo bạn có kế hoạch B, trong trường hợp kế hoạch A thất bại. Dưới đây là một số thông số cần lưu ý khi lựa chọn người kế nhiệm cho một người đương nhiệm.

Phản hồi từ bản đánh giá 360 độ; Hiệu suất công việc trong nhiều năm; Chí tiến thủ; Nguy cơ tổn thất; Ảnh hưởng của tổn thất.

4. Chỉ định một nhóm giám sát quá trình phát triển của họ

Sau khi hoàn thành các bước khó khăn đã đề cập ở trên, bạn cần chọn những nhân viên thích hợp để hỗ trợ và giám nhóm quá trình phát triển của nhóm nhân tài này.

5. Đánh giá định kỳ sự sẵn sàng của họ

Đánh giá định kỳ là cần thiết để xem xét “sự sẵn sàng” của nhân viên được lựa chọn kế nhiệm một vị trí nào đó. Một kế hoạch kế nhiệm sẽ gặp rủi ro nếu sự sẵn sàng vượt quá thời hạn của một kế hoạch. Chẳng hạn như:

Phó giám đốc Bộ phận Bán hàng trong công ty của bạn sắp nghỉ hưu sau 6 tháng và các nhân viên trong đội ngũ nhân tài của bạn cần đến 2 năm để sẵn sàng

Các chỉ số để đo lường sự thành công của Kế hoạch kế nhiệm
“Nếu không thể đo lường thì không thể quản lý” – Peter Drucker.

Để đảm bảo rằng bạn đang tạo ra các kế hoạch phù hợp và gặt hái được những thành công nhất định, bạn cần chú ý đến các chỉ số:

• Time-to-fill (Thời gian tuyển dụng thay thế)
• Top Performer Retention ratio (Tỷ lệ giữ chân nhân tài)
• Career Path Ratio (Tỷ lệ định hướng sự nghiệp)

Lợi ích của Kế hoạch Kế nhiệm

Kế hoạch kế nhiệm là một chiến lược dài hạn và vì vậy mà ta không thấy rõ thành quả của nó từ Ngày Đầu tiên. Các doanh nghiệp sẵn sàng chi trả một khoản chi phí cho việc lập kế hoạch kế nhiệm sẽ nhận thấy sự thay đổi tích cực trong các khía cạnh sau:

• Sự hài lòng của nhân viên
• Sự gắn kết của nhân viên
• Nhân tài không bị cản trở và luôn sẵn sàng
• Việc kinh doanh không bị gián đoạn
• Chi phí tuyển dụng thấp

Làm thế nào để thu hút sự chú ý đến vấn đề này ở thời kỳ hậu COVID

Trong khi các doanh nghiệp đang dần thích nghi với tình hình gần đây do covid gây ra, tầm quan trọng của việc lập kế hoạch kế nhiệm càng được nhấn mạnh. Các tổ chức đã sẵn sàng với một lộ trình cho tương lai rồi sẽ vươn lên và phát triển trong bối cảnh bất định phía trước. Đầu tư thời gian và năng lượng để lập nên một kế hoạch kế nhiệm hiệu quả sẽ giảm thiểu nỗi lo đánh mất những nhân sự hàng đầu hay khiến việc kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, câu hỏi “Tổ chức của bạn đã sẵn sàng chi trả khoản phí này?” vẫn tồn tại.

Nguồn: PeopleStrong