Quy Trình Tính Lương: Những Thách Thức và Hơn Thế Nữa!

Các nhà cung cấp dịch vụ tính lương chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm và đa dạng lĩnh vực sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Tính lương là gì?

Tính và trả lương là một trong những quy trình quan trọng nhất trong việc vận hành doanh nghiệp. Bộ phận tính lương sẽ xác định chi tiết các mức lương cơ bản, lương linh hoạt, các khoản thuế và phúc lợi như bảo hiểm trước khi tính toán mức lương cuối cùng cần trả cho nhân viên hằng tháng. Bộ phận này còn chịu trách nhiệm phát triển các chính sách lương, thưởng, phúc lợi cũng như báo cáo các khoản thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, v.v. với cơ quan chức năng.

Quy trình tính lương cơ bản và các vấn đề thường gặp

Một quy trình tính lương thông thường gồm ba giai đoạn chính:

1. Trước khi tính lương: thiết lập các chính sách tính lương, thu thập thông tin và xác thực trên hệ thống về số ngày công, mức sản phẩm/chỉ tiêu đạt được, làm ngoài giờ, ngày nghỉ phép,… Đồng thời tổng hợp các thông tin liên quan tới thuế, bảo hiểm và phúc lợi của người lao động như hoàn cảnh gia đình, số người phụ thuộc,…
2. Tính lương: tính toán các mức lương, thưởng dựa trên các thông tin, dữ liệu thực tế mà hệ thống ghi nhận được, kết hợp cùng chính sách lương, thưởng, phúc lợi của công ty và đảm bảo tuân theo quy định của Nhà nước
3. Sau khi tính lương: trước khi tiến hành trả lương cho nhân viên, cần khấu trừ các khoản thuế và bảo hiểm theo quy định của pháp luật; đồng thời thực hiện thao tác tổng hợp, lưu trữ dữ liệu lương theo quy định của công ty.

Tuy nhiên, các nguy cơ, vấn đề tiềm ẩn vẫn luôn tồn tại và thường xảy ra. Ví dụ như việc sở hữu số lượng nhân viên đông, phức tạp với nhiều cách tính lương khác nhau như nhóm lao động nước ngoài, nhóm nhân công thời vụ theo dự án, nhóm nhân sự ở nhà máy,… đòi hỏi bộ phận Nhân sự cần đầu tư về thời gian và nguồn lực để xử lý việc tính lương thật chính xác. Các rủi ro về mặt pháp lý hay nguy cơ mất mát dữ liệu cũng gây nên sự lo lắng nhất định cho doanh nghiệp.

Thuê ngoài dịch vụ tính lương, tại sao không?

Trước những vấn đề trên, việc tìm tới các nhà cung cấp dịch vụ tính lương chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm và đa dạng lĩnh vực sẽ mang lại những lợi ích như: 

• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: nhờ vào đội ngũ tính lương lành nghề, các dịch vụ tính lương thuê ngoài tạo cơ hội cho doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu kinh doanh.
• Tư vấn, giúp hạn chế rủi ro về pháp lý: các tư vấn viên luôn cập nhật các vấn đề pháp lý mới nhất cũng như hiểu biết về thực tiễn thị trường giúp các tổ chức luôn sẵn sàng trước các vấn đề pháp lý có thể xảy ra.
• Bảo mật thông tin: để đảm bảo quá trình tính lương được thực hiện an toàn, các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sở hữu hệ thống tính lương hiện đại cũng như các bài kiểm tra chống xâm nhập hệ thống phức tạp và các kế hoạch phòng ngừa chặt chẽ.
• Các lời khuyên, tư vấn cộng thêm: Các nhà cung cấp dịch vụ luôn sẵn sàng tư vấn về mặt nhân sự nếu có phát sinh sự cố bất ngờ, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật luật và các quy định mới nhất.