Sẵn Sàng Quay Lại Nơi Làm Việc: Các Chiến Lược Của Người Sử Dụng Lao Động Để Tập Trung Vào Sự An Toàn và Tạo Động Lực Cho Người Lao Động

Khi nhiều quốc gia trên thế giới trải qua cú sốc đầu tiên của đại dịch COVID-19, với các lệnh giới nghiêm về việc ở nhà đang dần được gỡ bỏ, nhiều đơn vị sử dụng lao động nhanh chóng nhận ra rằng, được quay lại nơi làm việc không đồng nghĩa với việc quay lại cuộc sống như trước khi đại dịch diễn ra, và rằng tình huống này còn phức tạp hơn thời điểm phải đối diện với lệnh phong tỏa. Trong lúc các doanh nghiệp đang tìm cách để bảo vệ sức khỏe, đảm bảo hạnh phúc của nhân viên cũng như tạo động lực giúp nhân viên làm việc hiệu quả, họ đồng thời phải cân bằng giữa sự thấu cảm và vấn đề tài chính kinh tế, thậm chí phải đối mặt với những quyết định khó khăn, như trong sách trắng “Khôi phục Trạng thái Bình thường Mới” của Mercer đã chỉ ra.

Martine Ferland, Chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành Mercer, nhận xét: “Các tổ chức phải đối mặt với một đại dịch toàn cầu có tác động sâu rộng như vậy không thể dự đoán trạng thái “bình thường mới” ’sẽ diễn ra như thế nào, nhưng họ có thể dự đoán những thách thức mà họ có thể gặp phải”. Tình huống hoàn toàn xa lạ này buộc các đơn vị sử dụng lao động phải đánh giá xem nhân viên nào sẽ quay lại nơi làm việc, thời điểm và các điều kiện cần thực hiện; công việc sẽ được hoàn thành trực tuyến ra sao; người lao động cần chuẩn bị tâm lý và thể lực như thế nào để quay lại; sẵn sàng các biện pháp thiết yếu để đảm bảo thành công trong giai đoạn hỗn loạn này. Để chuẩn bị tốt nhất có thể, quan trọng là cần xây dựng tư duy chấp nhận rủi ro, suy nghĩ thấu đáo các giao thức và chính sách, các phản ứng nhân viên có thể có và cách thực hiện những thay đổi cần thiết. Các công ty hàng đầu đang có những hướng tiếp cận mới mẻ nhất để chuẩn bị quay trở lại làm việc, cũng như xem sự khởi động này là cơ hội để tái thiết lập tổ chức.”

Khả năng thích ứng nhanh chóng sẽ trở nên rất quan trọng, các công ty sẽ cần triển khai hàng loạt các kênh giao tiếp hiệu quả, đồng thời cung cấp các công cụ, tài nguyên để cấp quản lý có thể đạt được những mục tiêu này. Khi đại dịch bùng phát theo từng giai đoạn, quá trình phục hồi kinh tế cũng sẽ diễn ra tương tự. Nhưng rõ ràng là, trong khi các công ty tiến hành các thao tác để quay lại làm việc, họ cũng cần liên tục xem xét tính thức thời của chính mình. Tùy vào vị trí địa lý mà mỗi tổ chức sẽ gặp phải những thách thức riêng biệt và khác lạ. Dù vậy, vẫn có những vấn đề cụ thể được đặt lên hàng đầu như sau.

Quay lại một cách an toàn: Để thực hiện theo cả diễn biến dịch tễ thực tế và các hướng dẫn của chính phủ, bộ phận nhân sự, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải cùng làm việc, trao đổi với các bên đảm nhiệm về cơ sở vật chất nội bộ, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, quản lý rủi ro để hình dung lại nơi làm việc, định hình các tương tác thực tế của khách hàng và nắm rõ thực tế các trải nghiệm mới của nhân viên. Việc sẵn sàng các kế hoạch linh hoạt, dễ thích ứng cho nơi làm việc và liên tục kiểm tra, đảm bảo an toàn cho cả trong và ngoài nơi làm việc mang ý nghĩa vô cùng to lớn.

Các tổ chức nên cân nhắc sử dụng các công cụ điều hướng động dựa trên cơ sở dữ liệu khoa học và dịch tễ học mới nhất để dự đoán – cũng như theo dõi – các tình huống đang phát triển. Các công cụ như Oliver Wyman Pandemic Navigator có thể giúp doanh nghiệp quyết định thời điểm và mức độ áp dụng làm việc luân phiên hoặc làm việc từ xa. Trước khi đưa nhân viên trở lại nơi làm việc, các doanh nghiệp cần tìm ra các kế hoạch tập trung, nhấn mạnh vào sức khỏe và sự an toàn của nhân viên cùng gia đình họ. Theo khảo sát xung về COVID-19 do Mercer thực hiện, 63% công ty có kế hoạch cung cấp khẩu trang. Ngoài ra, kiến thức về loại đồ bảo hộ  cần thiết, thời điểm, nơi chốn cũng như phạm vi sẵn sàng để tiến hành xét nghiệm cũng là một phần của chiến lược quay lại nơi làm việc một cách năng động và đầy đủ thông tin. Hơn một nửa số doanh nghiệp (56%) đang thực hiện việc quay lại nơi làm việc một cách chậm rãi để giãn cách xã hội diễn ra tốt hơn.
 
Vì không phải tất cả các công việc đều cần quay lại nơi làm việc, và không phải mọi quy trình làm việc tại nhà đều sẽ tiếp tục sau COVID-19, các công ty đang xem xét lại các hình thức làm việc từ xa, làm việc linh hoạt và kết hợp. Nghiên cứu của Mercer cho thấy 2/3 (66%) doanh nghiệp đã sắp xếp để quy trình làm việc tại nhà được linh hoạt hơn. Dữ liệu cũng chỉ ra rằng các công ty đang tận dụng cơ hội để đánh giá xem vị trí nào có thể phát triển trong môi trường làm việc từ xa.

Nhiều doanh nghiệp muốn quay về tập trung phát triển kinh doanh, tuy nhiên, có những lo ngại về sự phức tạp trong việc điều hướng trật tự kinh tế mới và những thách thức trong việc tái kết nối với nhân viên. Thuê ngoài nguồn nhân lực như việc đảm nhiệm kế hoạch nghỉ hưu của nhân viên cũng nên được xem xét để giảm bớt gánh nặng cho nguồn lực nội bộ.
 
Quay lại cùng trạng thái ổn định: Điều quan trọng là có được sự ổn định cũng như lập kế hoạch quay lại nơi làm việc để đạt được hiệu suất tài chính và hoạt động mạnh mẽ hơn. Khi các doanh nghiệp vượt qua các trì hoãn, cắt giảm chi phí ban đầu và duy trì được nhiều công việc nhất có thể, họ có khả năng tiến vào một môi trường khác với điểm mấu chốt và năng suất của nhân viên được tập trung mạnh mẽ hơn. Việc ưu tiên chặt chẽ các chương trình và quy trình sẽ giúp các công ty xác định được họ cần làm gì để duy trì sự tồn tại và giúp lực lượng lao động của họ phát triển. Các giải pháp thay thế cho quá trình cắt giảm và sa thải nhân sự sẽ được xem xét, chẳng hạn như dịch vụ thay thế hoặc chia sẻ nhân lực tạm thời. Về lâu dài, những thay đổi về mức lương liên quan đến xu hướng “làm việc tại nhà”, điều chuyển nhân sự đến các địa điểm có chi phí thấp hơn hoặc khám phá khả năng mới của họ cũng là một phần của giải pháp, cùng với việc kiểm tra lại các chương trình phúc lợi và việc tự động hóa quy trình nhân sự.
 
Đại dịch cho thấy khả năng và mức độ thích ứng của hầu hết mọi người và các doanh nghiệp, và điều này đã trở thành dấu hiệu để chúng ta trân trọng sự gián đoạn hơn. Trong khi các công ty bị buộc phải làm tốt hơn dù nguồn lực hạn chế, việc tập trung vào chuyển đổi doanh nghiệp và nhân sự hiện đang được đặt lên hàng đầu. Do đó, việc nhanh chóng chuyển đổi kỹ thuật số và tái thiết lập các quy trình nhân sự để làm cho chúng vừa hiệu quả vừa có thể chống được khủng hoảng cũng đang được xem xét. Họ cũng đang lựa chọn một cách có chiến lược nơi đầu tư và thoái vốn để thúc đẩy tăng trưởng, đồng thời tìm ra phương thức tốt nhất để tạo cơ hội phát triển cho những tài năng hàng đầu. Nhiều công ty cũng đang xác định các phương pháp lãnh đạo mới nào phù hợp với thời đại mới, cùng với các mục tiêu bền vững để tái định hình văn hóa tổ chức và thiết lập lại kỳ vọng của nhân viên.

Quay lại cùng nguồn năng lượng: Khi các kế hoạch quay lại làm việc trong trạng thái bình thường mới đang dần hình thành, các doanh nghiệp có cơ hội để khẳng định lại phương hướng và giá trị hoạt động của họ. Hoạt động truyền thông xoay quanh mục tiêu mới của tổ chức và tác động của chúng đến trải nghiệm của nhân viên sẽ giúp thúc đẩy các giá trị mà nhân viên nhìn nhận và đánh giá cao.

Với việc nhân viên kỳ vọng rằng công ty sẽ chăm sóc họ ở mức cao nhất, các công ty đi trước đang tận dụng cơ hội này để xác nhận lại giá trị được định vị của họ và điều chỉnh lợi ích gắn với giá trị này. Nghiên cứu của Mercer cho thấy 39% doanh nghiệp nói rằng họ sẽ đánh giá nỗ lực gắn kết của nhân viên và xem đó là ưu tiên của nhân viên trong ba đến sáu tháng tới.

“Nhận biết nhu cầu của nhân viên và những sự kiện trong cuộc sống của họ có thể đảm bảo một trải nghiệm được cá nhân hóa, ngay cả khi trải nghiệm đó có được do làm việc từ ở xa, làm việc kết hợp hoặc vẫn chưa xác định.”, Kate Bravery, Giám đốc Đối tác, Cố vấn Giải pháp & Nhận thức tại Mercer cho biết: “Quan trọng là phải thu hút nhân viên tham gia vào các phương thức giao tiếp minh bạch, thấu cảm, từ đó nuôi dưỡng lòng tin và củng cố văn hóa của tổ chức. Việc kết hợp dữ liệu với sự chuyển đổi của nhân sự sẽ cho phép các công ty mang lại trải nghiệm gần gũi hơn cho nhân viên thông qua cả con người và công nghệ ”.

Quan trọng hơn nữa là, cách mà các công ty đãi ngộ nhân viên trong đại dịch sẽ trở thành điểm thu hút nhân tài trong nhiều năm tới. Những sáng kiến ​​và phương pháp mới trong việc lắng nghe, học hỏi và phản hồi các mối quan tâm của nhân viên đang xuất hiện hàng ngày. Cụ thể, việc tiếp cận các chương trình chăm sóc sức khỏe và bảo hiểm y tế đều được nhân viên và công ty quan tâm hàng đầu. Hình thức cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe sẽ thay đổi khi các công ty áp dụng công nghệ như dịch vụ chăm sóc ảo và sức khỏe hành vi, học tập trực tuyến và đào tạo lại kỹ năng, các chương trình sức khỏe tâm thần.

Giai đoạn sắp tới được ví như trò tàu lượn siêu tốc khi mà các công ty phải tiếp nhận hậu quả về mặt kinh tế và tinh thần của đại dịch, cũng như đương đầu  những làn sóng lây lan mới. Nhân viên sẽ cần năng lượng và sự tự tin để phát triển – dù là trở lại nơi làm việc, vẫn ở nhà hay bắt đầu các nhiệm vụ mới. Các tổ chức phát triển bền vững đang chú ý đến việc đảm bảo tiến triển trong các lĩnh vực như đa dạng và hòa nhập (D&I) và công bằng thu nhập không mất đi.

“Theo nhiều cách khác nhau, con lắc trách nhiệm đã chuyển dịch khu vực nhà nước sang các tổ chức, doanh nghiệp. Giá trị thương hiệu trở thành yếu tố quan trọng, không thể thiếu. Các tổ chức lựa chọn hành động theo hệ thống nhằm cải thiện sự hiện diện của các nhóm yếu thế sẽ đạt được những thành công và lợi ích về lâu dài, ” bà Bravery nói. “Tôi nghĩ rằng điều tối quan trọng là các yếu tố “phản hồi, quay lại và tái thiết lập” không diễn ra như một mối quan hệ tuyến tính khi mà các tổ chức phải đối đầu với những phản ứng khác nhau để chống lại COVID-19 tại mỗi địa phương. Không ai trong chúng ta có thể dự đoán diễn biến tiếp theo, vì vậy các công ty phải luôn sẵn sàng và thích ứng nhanh chóng vì lợi ích của nhân viên, đồng thời không quên tái đầu tư cho chính mình.”

Nguồn: Mercer