Tính Lương Trong Thời Đại Hybrid Working Ra Sao Để Hiệu Quả Và Nhanh Chóng?

Tác động của hai năm Covid-19 đã làm thay đổi toàn diện nền kinh tế và môi trường làm việc của người lao động. Trong đó, những khó khăn khi làm việc tập trung trong thời kỳ đại dịch đã thúc đẩy sự lan rộng của mô hình làm việc từ xa (remote working) hay làm việc kết hợp (hybrid working). Tại Việt Nam, nhiều công ty, doanh nghiệp và tập đoàn cũng bắt đầu áp dụng các mô hình làm việc mới này để tối ưu hóa lợi ích và trải nghiệm công việc cho nhân viên.

Thách thức trả lương khi nhân viên làm việc kết hợp

Khi Covid-19 xảy ra, các doanh nghiệp bị “ép buộc” phải thử nghiệm hình thức làm việc tại nhà và làm việc từ xa, thế nhưng khó có thể đoán trước rằng mô hình làm việc này được yêu thích hơn cả bởi nhân viên ngay cả khi cơn đại dịch dần lắng qua. Theo Văn phòng Thống kê Quốc gia Anh, tỉ lệ nhân viên làm việc kết hợp đã tăng tới 11%, từ 13% lên 24% trong thời gian từ tháng 2 đến tháng 5 năm 2022. Hơn thế nữa, 72% người còn sẵn sàng từ bỏ 10% mức lương chỉ để được làm việc kết hợp hoặc làm việc toàn thời gian tại nhà theo nghiên cứu của IWG. Ngoài ra, việc không ràng buộc nơi làm việc và môi trường làm việc cũng khiến cho thị trường lao động xuất hiện những nhóm lao động mới như người làm việc theo yêu cầu (gig workers), hay những người vừa làm việc vừa nghỉ dưỡng tại đất nước khác (workation from another countries) … Tuy nhiên, đi kèm với sự tự do cho nhân viên là các thách thức về mặt thực tiễn và pháp lý cho đội ngũ tính lương.

Một số ông lớn công nghệ như Google, Facebook và Twitter đang lên kế hoạch giảm lương của những nhân viên làm việc từ xa, và thiết lập mô hình tính lương riêng dành cho nhóm này. Tính ra, các doanh nghiệp đang phải tính lương cho một số lượng khổng lồ các nhân viên mang nhiều chức danh, và hợp đồng khác nhau từ toàn thời gian, bán thời gian, nhân viên thời vụ, nhân viên chính thức, cộng tác viên, lao động tự do… nay lại phải gánh thêm các nhóm nhân viên đa dạng như làm việc tại nhà, làm việc từ xa từ đất nước khác với các quy chuẩn tính lương và những vấn đề pháp lý mới. Đặc biệt, nhu cầu của nhân viên cũng thay đổi khi họ yêu cầu quy trình tính lương cần minh bạch, và họ có thể truy cập bảng lương từ bất cứ đâu, không chỉ liên hệ với HR. Điều này dấy lên các yêu cầu mô hình trả lương cũng cần trở nên linh hoạt, có tính cập nhật theo thực tế và mang tính gắn kết nhân viên hơn cả.

Tuy vậy, theo khảo sát của Kronos & Hiệp hội Bảng lương Hoa Kỳ, có gần 1/3 trong số 1.000 chuyên gia được hỏi sử dụng hệ thống trả lương có tuổi đời từ 10 năm trở lên. Con số này đã chỉ ra thực tế bất cập trong hệ thống tính lương của cộng đồng doanh nghiệp khá già cỗi và khó lòng nào bắt kịp được sự thay đổi của thời đại. Từ đó, doanh nghiệp cũng khó lòng áp dụng những chiến lược lương thưởng của bình thường mới để nhanh chóng giữ chân nhân tài.

Tối ưu hệ thống lương, nâng cao trải nghiệm người lao động

Hệ thống tính lương được cập nhật thường xuyên sẽ là trợ lực để doanh nghiệp bắt kịp thời đại lao động chuyển động linh hoạt, góp phần nâng cao trải nghiệm lao động của nhân viên trong thời đại số. Là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực quản lý, tư vấn và cung cấp các giải pháp nhân sự như hệ thống tính lương, dịch vụ tính lương và tác vụ hành chính liên quan cho doanh nghiệp, Talentnet đúc kết những tính năng cần có của hệ thống tính lương toàn diện như sau:

+ Tích hợp liền mạch với các nền tảng nhân sự khác: Hệ thống tính lương thế hệ mới nên được tích hợp cùng những nền tảng nhân sự khác như bảng chấm công, ngày nghỉ phép, tăng ca, bảng ghi nhận hóa đơn nhân viên đã dùng trong tháng dành cho công việc. Những ghi nhận này sẽ được tự động hóa để đảm bảo tính chính xác, đồng thời giảm khối lượng công việc cho bộ phận HR.

+ Cơ cấu tiền lương chia thành các nhóm trả lương dựa trên loại việc làm, bộ phận, cấp độ công việc: Một cơ cấu tiền lương được thiết kế tốt sẽ giúp HR dễ dàng phân loại được những quyền lợi, mức lương của một nhóm nhân sự tương đương về cấp bậc, bộ phận. Từ đó, HR có thể tính toán một cách chuẩn xác hiệu suất của nhân viên đồng thời kiểm soát chi phí lương cơ bản tổng thể bằng cách cung cấp giới hạn về phạm vi được trả cho các công việc hoặc vị trí cụ thể.

+ Tự động hóa kết hợp ứng dụng phiên bản di động: Trong thời đại số ngày nay, tự động hóa trở thành điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, trơn tru. Ngoài ra, việc tích hợp ứng dụng điện thoại di động khiến các nhân viên có thể cập nhật ngày làm việc từ xa (work from home), hoặc ngày nghỉ tại bất cứ đâu, tại bất cứ thời điểm nào, từ đó, hệ thống tự động ghi nhận và dễ dàng tính lương một cách nhanh chóng và chính xác.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng các dịch vụ thuê ngoài từ các đối tác tính lương như Talentnet để được hỗ trợ các gói giải pháp tự động hoá về tính lương theo tiêu chuẩn quốc tế, kết hợp cùng các chuyên viên dày dặn kinh nghiệm và kiến thức thị trường sâu rộng.