Thiết Kế Quy Trình Lập Kế Hoạch Chiến Lược Lực Lượng Lao Động: Hướng Dẫn Chi Tiết Từng Bước

Lập kế hoạch lực lượng lao động chiến lược đóng vai trò then chốt trong sự thành công của tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh chóng hiện nay. Đây là quy trình hệ thống hóa giúp liên kết nguồn nhân lực với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, đảm bảo công ty có được đúng người, đúng kỹ năng, vào đúng thời điểm. Hướng dẫn này mang đến một phương pháp toàn diện và chi tiết, giúp thiết kế quy trình lập kế hoạch lực lượng lao động chiến lược hiệu quả, tích hợp các phương pháp tiên tiến và dữ liệu phân tích chi tiết. Từ việc xác định rõ các mục tiêu tổ chức đến liên tục điều chỉnh chiến lược, mỗi bước đều là nền tảng trong việc xây dựng lực lượng lao động không chỉ sẵn sàng mà còn dẫn đầu trong tương lai.

Bước 1: Hiểu rõ mục tiêu của tổ chức

Nghiên cứu từ IBM cho thấy 72% nhân viên chưa nắm rõ chiến lược công ty, là hồi chuông cảnh tỉnh cho các doanh nghiệp. Sự thiếu kết nối này có thể dẫn đến những nỗ lực thiếu đồng bộ, giảm năng suất và bỏ lỡ cơ hội.

Để khắc phục, hãy bắt đầu bằng việc thực hiện phân tích SWOT nhằm làm rõ vị thế của tổ chức. Tiếp đó, áp dụng phương pháp bảng điểm cân bằng để chuyển các mục tiêu chiến lược thành KPI đo lường được qua bốn khía cạnh

• Tài chính
• Khách hàng
• Quy trình nội bộ
• Học tập và phát triển

Hãy cân nhắc sử dụng OKR (mục tiêu và kết quả then chốt) để liên kết mục tiêu cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của tổ chức. Trong quá trình làm rõ mục tiêu, đừng quên xem xét tác động dài hạn của các công nghệ mới đối với nhu cầu nhân lực trong tương lai.

Bước 2: Phân tích lực lượng lao động hiện tại

Theo Deloitte, 97% tổ chức thiếu thông tin quan trọng về lực lượng lao động của họ. Để lấp đầy khoảng trống dữ liệu này và thực hiện phân tích sâu:

• Triển khai phân loại kỹ năng để lập bản đồ năng lực hiện có.
• Sử dụng các công cụ phân tích nhân sự để đánh giá hiệu suất, mức độ gắn kết và tỷ lệ luân chuyển nhân viên.
• Thực hiện phân khúc lực lượng lao động nhằm xác định các vai trò quan trọng và nhân viên tiềm năng.
• Đánh giá các chiến lược thu hút và giữ chân nhân tài thông qua các chỉ số như thời gian tuyển dụng và giá trị trọn đời của nhân viên.

Cũng cần xem xét tác động của nền kinh tế việc làm tự do và xu hướng làm việc từ xa đối với cơ cấu lực lượng lao động của doanh nghiệp. Những yếu tố này có thể giúp tăng cường tính linh hoạt của tổ chức ra sao? Hãy tích hợp các yếu tố này để đảm bảo chiến lược nhân sự của công ty luôn phù hợp và cạnh tranh.

Bước 3: Dự báo nhu cầu lực lượng lao động trong tương lai

Nghiên cứu của SHRM năm 2019 chỉ ra rằng 75% chuyên gia nhân sự gặp khó khăn trong tuyển dụng do thiếu hụt kỹ năng từ ứng viên. Để dự báo hiệu quả nhu cầu lực lượng lao động, hãy áp dụng các chiến lược sau:

• Phân tích dự đoán: Sử dụng các kỹ thuật mô hình tiên tiến để dự báo nhu cầu kỹ năng trong tương lai dựa trên xu hướng ngành, tiến bộ công nghệ và dự báo thị trường.
• Lập kế hoạch tình huống: Dự đoán các yếu tố gián đoạn tiềm ẩn và tác động của chúng đến nhu cầu nhân lực thông qua việc xây dựng nhiều kịch bản trong tương lai.
• Phương pháp Delphi: Thu thập ý kiến ​​chuyên gia về các yêu cầu kỹ năng tương lai trong ngành để bổ sung cho các phân tích dữ liệu.
• Phân tích khoảng cách kỹ năng: Xác định những năng lực mới có thể trở thành yếu tố then chốt cho thành công, giúp doanh nghiệp chủ động trong phát triển nhân tài.

Khi dự báo nhu cầu tương lai, cần lưu ý đến các xu hướng nhân khẩu học. Hãy đánh giá tác động của lực lượng lao động già hóa đến nguồn nhân tài, hoặc cách mà kỳ vọng của thế hệ lao động trẻ có thể ảnh hưởng đến chính sách và văn hóa doanh nghiệp. Đồng thời, khai thác nguồn nhân tài toàn cầu để đáp ứng nhu cầu kỹ năng ngày càng tăng.

Bằng cách kết hợp các xu hướng nhân khẩu học này với dự báo định lượng, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn về nhu cầu nhân lực trong tương lai.

Bước 4: Xác định khoảng cách

So sánh lực lượng lao động hiện tại với nhu cầu tương lai của doanh nghiệp bằng cách sử dụng ma trận năng lực. Thực hiện phân tích vai trò công việc để xác định những vị trí có nguy cơ trở nên lỗi thời hoặc thay đổi đáng kể trong thời gian tới.

Tiến hành đánh giá nhân tài để xác định tiềm năng của nhân viên cho các vai trò tương lai, sử dụng các công cụ như lưới 9 ô (the 9-box grid) để đo lường đồng thời hiệu suất và tiềm năng.

Hãy xem xét phát triển nhân tài nội bộ để thu hẹp khoảng cách. Làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng văn hóa học tập liên tục? Việc phát triển nhân tài từ bên trong không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tăng tính gắn kết và thu hút so với tuyển dụng từ bên ngoài.

Bước 5: Phát triển các kế hoạch hành động

Xây dựng các chiến lược toàn diện để giải quyết các khoảng cách đã xác định. Thiết kế một kế hoạch thu hút nhân tài chiến lược, bao gồm xây dựng thương hiệu tuyển dụng và các chiến dịch tuyển dụng có trọng điểm. Các chiến lược này phải tương thích chặt chẽ với các khoảng cách kỹ năng đã phát hiện và nhu cầu nhân lực tương lai.

Thiết lập chương trình học tập và phát triển (L&D) hiệu quả, sử dụng các phương pháp hiện đại như microlearning, học tập thích ứng và công nghệ thực tế ảo/tăng cường (VR/AR). Một chương trình L&D toàn diện không chỉ giúp thu hẹp khoảng cách kỹ năng mà còn nâng cao sự gắn kết và khả năng giữ chân nhân viên.

Áp dụng quy trình lập kế hoạch kế nhiệm để đảm bảo nguồn nhân tài cho các vị trí quan trọng. Xác định những vai trò then chốt, phát triển người kế nhiệm tiềm năng và tạo ra lộ trình sự nghiệp rõ ràng để giữ chân những nhân viên có tiềm năng cao.

Phát triển chiến lược giữ chân nhân viên tập trung vào trải nghiệm và phát triển nghề nghiệp của họ. Tạo môi trường làm việc tích cực, cung cấp các cơ hội thăng tiến, và tổ chức các cuộc phỏng vấn định kỳ để hiểu rõ yếu tố gắn kết nhân viên.

Hãy cân nhắc cách kết hợp chiến lược “Build (Xây dựng nguồn nhân lực) – Buy (Săn nhân tài) – Borrow (Tìm nguồn lực hỗ trợ)” trong quản lý nhân tài”

• Build (Xây dựng nguồn nhân lực): Đào tạo và phát triển kỹ năng nội bộ.
• Buy (Săn nhân tài): Tuyển dụng nhân tài mới có kỹ năng cần thiết.
• Borrow (Tìm nguồn lực hỗ trợ): Sử dụng các nhà thầu nhân sự hoặc nhân viên làm việc theo hợp đồng cho nhu cầu chuyên biệt hoặc tạm thời.

Sự kết hợp phù hợp sẽ tùy thuộc vào mức độ khoảng cách, thời gian và nguồn lực mà doanh nghiệp đang có.

Bước 6: Chuẩn bị cho các tình huống khác nhau

Lập kế hoạch tình huống bao gồm việc tạo ra nhiều kịch bản tương lai khả thi mà tổ chức có thể đối mặt. Phương pháp này giúp dự báo các biến động tiềm năng trong môi trường kinh doanh và xây dựng phản ứng phù hợp cho lực lượng lao động

Sau khi xác định các tình huống tiềm năng, cần lập kế hoạch ứng phó cho từng trường hợp. Các kế hoạch này nên nêu rõ các hành động cụ thể cần thực hiện nếu tình huống đó xảy ra.

• Xây dựng chiến lược tuyển dụng nhân tài cho các tình huống tăng trưởng nhanh.
• Thiết kế chương trình đào tạo lại và nâng cao kỹ năng khi công nghệ gián đoạn.
• Đề ra chiến lược cắt giảm quy mô cho kịch bản suy thoái kinh tế.

Dịch vụ BPO cho phép doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp quy mô nhanh chóng tùy theo nhu cầu, mang lại sự linh hoạt cho kế hoạch nhân sự. Đối với các dự án ngắn hạn hoặc khối lượng công việc tăng đột biến, BPO là giải pháp hiệu quả mà không cần cam kết lâu dài về nhân sự toàn thời gian.

Xây dựng đội ngũ nhân tài đa dạng và linh hoạt là yếu tố then chốt để thích nghi với nhiều kịch bản khác nhau. Đội ngũ này bao gồm:

• Nhân viên toàn thời gian với nhiều kỹ năng khác nhau
• Nhân viên bán thời gian và hợp đồng
• Freelancer và nhân viên thời vụ
• Mạng lưới cựu nhân viên để tái tuyển dụng khi cần

Dịch vụ cung ứng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì đội ngũ linh hoạt này. Dịch vụ này có thể cung cấp nhân sự tạm thời, hợp đồng hoặc nhân viên cố định tùy theo nhu cầu. Cách tiếp cận này đảm bảo sự sẵn sàng của lực lượng lao động trong mọi tình huống, giúp bạn linh hoạt và phản ứng nhanh với những thay đổi của thị trường.

Bước 7: Giám sát và điều chỉnh

Theo Harvard Business Review, những doanh nghiệp phát triển mạnh là những doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt và hành động khi phát hiện các dấu hiệu thay đổi nhỏ. Để đảm bảo chiến lược nhân sự luôn hiệu quả:

• Áp dụng bảng điểm cân bằng với các chỉ số liên quan đến nhân sự, theo dõi các KPI như tỷ lệ học hỏi kỹ năng mới, tính di chuyển nội bộ và sự đa dạng của nhân sự.
• Sử dụng bảng thông tin thời gian thực để theo dõi các chỉ số quan trọng và nhận diện xu hướng.
• Thực hiện khảo sát định kỳ để đánh giá mức độ gắn kết và cảm xúc của nhân viên.
• Thành lập một ủy ban lập kế hoạch nhân sự liên bộ phận để đánh giá và điều chỉnh chiến lược theo từng quý.

Quy trình liên tục này giúp chiến lược nhân sự luôn phù hợp với mục tiêu của tổ chức và đáp ứng nhu cầu thay đổi. Hãy nhớ rằng, lập kế hoạch nhân sự chiến lược là một quá trình phân tích và điều chỉnh liên tục, không phải là một hành động đơn lẻ.

Con người là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Một chiến lược nhân sự tốt có thể giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn và giữ vững vị thế dẫn đầu trong ngành. Điều quan trọng là bắt đầu ngay từ bây giờ.

Ngoài việc tự triển khai quy trình lập kế hoạch nhân sự chiến lược, nhiều tổ chức cũng chọn hợp tác với các công ty tư vấn chuyên về lĩnh vực này. Các chuyên gia từ Talentnet có thể mang đến những công cụ, phương pháp và kiến thức chuyên sâu bổ sung, giúp nâng cao chuyên môn của doanh nghiệp và chuẩn bị cho sự thành công lâu dài của tổ chức. Bằng cách chủ động với chiến lược nhân sự, bạn đang đầu tư vào tương lai của tổ chức, tạo ra đội ngũ linh hoạt, gắn kết và hiệu quả hơn, sẵn sàng đối mặt với mọi thách thức.