Xây Dựng Doanh Nghiệp Linh Hoạt: Yêu Cầu Tất Yếu trong Bối Cảnh Hiện Nay

Đứng trước những đổi thay, lãnh đạo doanh nghiệp không ngừng trăn trở về lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp. “Sẽ thế nào nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô trong năm tới? “Sẽ thế nào nếu chúng ta mua lại doanh nghiệp kia?”, và còn rất nhiều câu hỏi “Sẽ thế nào nếu…?” tương tự như vậy.

Vấn đề ở đây là, dù thận trọng và nghiêm túc đến đâu, quyết định của doanh nghiệp đưa ra có thể trở nên không còn phù hợp một thời gian rất ngắn sau đó. Một điều tưởng chừng như có giá trị và ý nghĩa ở thời điểm một vài tháng trước, hóa ra không còn phù hợp ở hiện tại. Vì lẽ đó, không quá ngạc nhiên khi đa số doanh nghiệp muốn có được sự linh hoạt trong cơ cấu tổ chức của mình.

Thích nghi với biến đổi trong môi trường doanh nghiệp là một trong những yêu cầu ngày càng cấp thiết. Chính vì thế, nhằm hạn chế các gián đoạn trong hoạt động doanh nghiệp cũng như để xử lý tốt hơn những tình huống bất định, nhiều doanh nghiệp trong hầu hết các lĩnh vực đang chuyển đổi sang các mô hình quản trị linh hoạt hơn như Agile, OKR, hay mô hình lãnh đạo Lean-Agile. Dù những mô hình này ngày càng được sử dụng rộng rãi, nhiều lãnh đạo doanh nghiệp vẫn còn lúng túng chưa biết bắt đầu từ đâu. Họ không chắc việc chuyển đổi sang mô hình linh hoạt có thể đồng thời bảo đảm giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp. Hơn nữa, xây dựng doanh nghiệp linh hoạt là một quá trình chuyển đổi từng bước, không phải là chuyện một sớm một chiều. Do vậy, doanh nghiệp cần sớm xác định rõ mức độ độc lập, đa dạng và linh hoạt trong từng chiến lược cụ thể của mình.

Làm sao để biến linh hoạt trở thành một trong những nguyên tắc của doanh nghiệp?
Để nâng cao năng lực thích nghi cho doanh nghiệp, đội ngũ lãnh đạo cần lên chiến lược và xây dựng kế hoạch thực hiện một cách cụ thể. Một số ý tưởng về mô hình thiết kế tổ chức sau đây có thể giúp cải thiện năng lực thích nghi của doanh nghiệp trước những biến động bên trong và bên ngoài.

1. Xây dựng tính linh hoạt trong từng hoạt động của doanh nghiệp
Để nâng cao năng lực thích nghi, doanh nghiệp cần xây dựng tính linh hoạt như một trong những yêu cầu cần thiết trong mọi hoạt động của tổ chức. Điều này có thể giúp ban lãnh đạo có được tiêu chí đánh giá  cho những quyết định đưa ra, liệu rằng những quyết định đó có giúp doanh nghiệp phát triển và trở nên linh hoạt hơn không. Chẳng hạn, khi xem xét quyết định sản xuất một loại công nghệ mới nào đó, ban lãnh đạo có thể cân nhắc liệu rằng họ có đang làm ra những sản phẩm thực sự giúp doanh nghiệp phát triển hay không. Loại sản phẩm đó có thể được mở rộng hoặc thích nghi khi hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp thay đổi? Không nhất thiết phải có ngay câu trả lời cho những câu hỏi nêu trên, nhưng chỉ cần tuân theo kim chỉ nam về tính linh hoạt, doanh nghiệp ít nhất có thể ứng biến trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.

2. Hiểu rõ cấu trúc của những mô hình doanh nghiệp khác nhau
Đối với mỗi doanh nghiệp, một số mô hình tổ chức sẽ đem lại hiệu quả, trong khi vô số mô hình khác sẽ không phù hợp. Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu rõ ưu, nhược điểm của từng mô hình và chọn ra giải pháp phù hợp nhất. 
Chẳng hạn, xây dựng một nhóm chức năng (functional groupings) có thể cải thiện đáng kể tính linh hoạt cho doanh nghiệp trong một số trường hợp. Nhóm chức năng này có thể hỗ trợ nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Chưa kể, trong trường hợp mua lại doanh nghiệp khác, chúng ta có thể sử dụng nhóm chức năng từ doanh nghiệp cũ cùng với một vài sự điều chỉnh nhỏ cho thích hợp. Tuy nhiên, xây dựng nhóm chức năng sẽ không phải là lựa chọn phù hợp cho những doanh nghiệp mà khác biệt trong vai trò giữa các phòng ban là quá lớn. Khi đó, một nhóm chức năng sẽ không đủ năng lực để hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tổ chức doanh nghiệp thành các mô-đun (modular structure) cũng là một trong những mô hình được sử dụng phổ biến hiện nay. Trong mô hình này, doanh nghiệp được chia thành các đơn vị kinh doanh độc lập nhỏ, trong đó mỗi tổ chức có chiến lược riêng, mục tiêu kinh doanh khác nhau vàmức độ chuyên môn hoá cao. Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn bổ sung hoặc cắt giảm các đơn vị một cách linh hoạt, đảm bảo tận dụng tốt cơ hội để hoàn thành mục tiêu theo yêu cầu.

3. Áp dụng phương pháp Agile trong tổ chức công việc
Cách tổ chức công việc có thể khiến doanh nghiệp trở nên linh hoạt hoặc cứng nhắc. Agile là một trong những phương pháp tổ chức công việc cực kỳ linh hoạt, dựa trên cách thức vận hành nhanh chóng, linh động và nhạy bén. Nhìn chung, mô hình Agile có nhiều nét tương đồng như mô hình tổ chức doanh nghiệp thành các mô-đun. Agile tối ưu hóa tốc độ xử lý công việc bằng cách tập trung những cá nhân có chuyên môn liên quan để cùng xử lý công việc có giá trị và mức độ ưu tiên cao. Khi đã hoàn tất, những nhân viên đó sẽ được điều hướng sang xử lý nhiệm vụ quan trọng khác trong doanh nghiệp. Lợi ích lớn nhất khi áp dụng mô hình Agile trong tổ chức doanh nghiệp là phát hiện sớm vấn đề từ những bước đầu tiên. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra phương án khắc phục ngay lập tức, giảm thiểu khả năng vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn. Nói cách khác, mô hình Agile cho phép nhân viên luân chuyển liên tục đồng thời doanh nghiệp có thể linh hoạt tùy chỉnh quy mô của dự án trong thời gian ngắn. Trong khi đó, tổ chức công việc theo mô hình mô hình thác nước (waterfall) hay tuyến tính (linear) đòi hỏi có sự cam kết dài hạn và khó phát hiện ngay lập tức những vấn đề phát sinh.

4. Khuyến khích linh hoạt để tăng tính bền vững
Một doanh nghiệp có khả năng thích nghi thường có cấu trúc cả trong lẫn ngoài đủ linh hoạt để cho phép doanh nghiệp đó đương đầu với những thay đổi. Chủ động lựa chọn hình thức tổ chức theo hướng linh hoạt, lãnh đạo có thể xây dựng doanh nghiệp vững mạnh và hiệu quả trong bối cảnh thế giới liên tục thay đổi.
Với bề dày kinh nghiệm tư vấn cho những doanh nghiệp có môi trường đa văn hóa và với nhiều mô hình khác nhau, Talentnet sở hữu đội ngũ cố vấn dày dặn kinh nghiệm, có chuyên môn sâu rộng, có thể đưa ra những chiến lược HR cũng như cách tiếp cận phù hợp nhất với từng bối cảnh doanh nghiệp cụ thể. Hãy liên hệ với Talentnet để biết thêm thông tin về xây dựng năng lực thích nghi cho doanh nghiệp, cũng như hiểu rõ hơn mô hình tổ chức nào sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu cao nhất.