Bảo Mật Tiền Lương: Các Khía Cạnh Cần Cân Nhắc Khi Lựa Chọn Phần Mềm Hệ Thống Tính Lương

Thông tin tiền lương bao gồm những chi tiết nhạy cảm nhất về nhân viên của công ty. Bao gồm từ tiền lương, chi tiết ngân hàng đến thông tin thuế và danh tính, hệ thống bảng lương là kho dữ liệu quý giá mà kẻ xấu trên mạng luôn muốn tấn công. Việc hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin tiền lương trong kinh doanh hiện đại là điều cần thiết, bởi vi phạm có thể gây ra đánh cắp danh tính, gian lận tài chính, không tuân thủ quy định và mất lòng tin của nhân viên.

Bảo mật tiền lương là gì 

Bảo mật tiền lương nói đến các biện pháp bảo vệ thông tin bí mật trong bảng lương nhân viên như tiền lương, thông tin tài khoản ngân hàng, số an sinh xã hội, và nhiều hơn nữa. Với tình trạng vi phạm dữ liệu ngày càng phổ biến, không một doanh nghiệp nào có thể lơ là vấn đề bảo mật tiền lương. Trong quá trình đánh giá phần mềm tính lương mới, những đặc tính quan trọng cần tìm kiếm bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm tra bảo mật định kỳ, giải pháp lưu trữ đảm bảo an toàn và kế hoạch sao lưu toàn diện. Việc áp dụng các biện pháp phòng ngừa hợp lý sẽ giúp đảm bảo dữ liệu bảng lương luôn được bảo vệ và quy trình hoạt động có thể tiếp tục mà không gặp trở ngại, ngay cả trong trường hợp khủng hoảng. Những đặc tính quan trọng cần tìm kiếm trong phần mềm tính lương bao gồm:

• Mã hóa dữ liệu để bảo vệ các tập tin kỹ thuật số nhạy cảm.
• Kiểm tra bảo mật định kỳ để phát hiện và giải quyết sớm các lỗ hổng.
• Lưu trữ dữ liệu an toàn, ví dụ như tủ đựng khóa cho hồ sơ bảng lương vật lý.
• Sao lưu tự động giúp khôi phục dữ liệu bị mất nhanh chóng.
• Tường lửa, bộ lọc thư rác và các giải pháp bảo mật điểm cuối khác.

Các yếu tố bảo mật cần cân nhắc khi chọn phần mềm hệ thống tính lương

Lựa chọn một hệ thống bảng lương không chỉ đơn thuần là đánh giá các tính năng và chức năng của nó. Điều hết sức quan trọng là phải xem xét kỹ lưỡng các biện pháp và phương thức bảo mật được triển khai để bảo vệ thông tin nhạy cảm của nhân viên. Phần này sẽ phân tích các khía cạnh bảo mật cần thiết khi lựa chọn giải pháp phần mềm tính lương.

Biện pháp xác thực người dùng và bảo vệ dữ liệu

Để giới hạn việc truy cập trái phép vào cơ sở dữ liệu bảng lương, việc áp dụng chính sách mật khẩu mạnh và xác thực đa yếu tố là điều cần thiết. Mật khẩu nên phức tạp, thay đổi định kỳ và bị khóa sau một số lần đăng nhập không thành công. Xác thực đa yếu tố như sử dụng sinh trắc học, khóa bảo mật hoặc mã sử dụng một lần là một số cách thức xác minh danh tính bổ sung. Những biện pháp này ngăn chặn sự xâm nhập và hạn chế việc thông tin xác thực bị lộ ra ngoài, từ đó giảm thiểu nguy cơ vi phạm dữ liệu bảng lương.

Hạn chế quyền truy cập vào hệ thống chỉ cho những người dùng cần thiết là một yếu tố quan trọng khác. Thông tin tài chính và chi tiết tiền lương chỉ nên được truy cập bởi những nhân viên nhân sự, quản trị viên tính lương và nhân viên kế toán được ủy quyền. Mỗi vai trò sẽ được cấp quyền phù hợp với nhu cầu của công việc mà không được truy cập thêm vào những phần không cần thiết, tránh nguy cơ lạm dụng. Việc kiểm tra và đánh giá quyền truy cập một cách định kỳ đảm bảo rằng việc cấp quyền được duy trì một cách chính xác, ngay cả khi có sự thay đổi về nhân sự.

Kết nối bảo mật giữa lưu trữ vật lý và kỹ thuật số

Bên cạnh việc kiểm soát truy cập ở phạm vi kỹ thuật số, việc bảo mật tài liệu dưới dạng vật lý cũng đóng một vai trò không kém phần quan trọng trong quy trình trả lương, đặc biệt là với các hồ sơ giấy, séc hoặc biểu mẫu thuế. Các tài liệu nhạy cảm cần được tiêu hủy cẩn thận sau khi sử dụng, và bảo quản trong tủ khóa khi không cần thiết. Lưu trữ tài liệu tại một địa điểm ngoài sẽ cung cấp phương án phục hồi dữ liệu trong trường hợp hồ sơ tại chỗ bị xâm phạm hoặc mất mát. 

Ở mức độ kỹ thuật số, việc sử dụng mã hóa cấp cao là cần thiết để đảm bảo an toàn cho việc truyền và lưu trữ dữ liệu tiền lương. Thông tin như lương, tài khoản ngân hàng, số định tuyến, số an sinh xã hội, v.v., với mức độ nhạy cảm cao, cần được mã hóa cả trong quá trình lưu trữ lẫn truyền tải qua mạng.

Giảm thiểu rủi ro thông qua cập nhật và sao lưu phần mềm

Đối với hệ thống tính lương, việc cài đặt bản vá bảo mật nhanh chóng, cập nhật tính năng và nâng cấp phiên bản mới nhất khi chúng có sẵn là điều cực kỳ quan trọng. Sử dụng ứng dụng trả lương với mã lỗi thời càng lâu thì càng tạo điều kiện cho tội phạm mạng khai thác lỗ hổng. Bật cập nhật tự động là lựa chọn lý tưởng để áp dụng các bản sửa lỗi nhanh chóng thay vì cập nhật thủ công.

Sao lưu tự động và định kỳ cũng rất quan trọng trong việc quản lý dữ liệu tiền lương. Sao lưu giúp khôi phục hồ sơ tiền lương, dữ liệu nhân viên và duy trì khả năng vận hành của hệ thống trong trường hợp bị xâm phạm bởi phần mềm độc hại, sự cố kỹ thuật hoặc thiên tai. Việc sao lưu dữ liệu trên đám mây hoặc lưu trữ cục bộ bằng thiết bị lưu trữ ngoại vi cung cấp một phương pháp nhanh chóng và đáng tin cậy để khôi phục dữ liệu.

Tích hợp tường lửa, phần mềm chống phần mềm độc hại, lọc thư rác và khả năng phát hiện xâm nhập là các biện pháp bảo mật quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro từ các mối đe dọa bên ngoài. Các lỗ hổng bảo mật nội bộ có thể được phát hiện thông qua các bài kiểm tra thâm nhập định kỳ và được giải quyết để tăng cường bảo mật cho hệ thống bảng lương.

Tích hợp an toàn trong hệ sinh thái hệ thống tính lương

Dù phần mềm tính lương chính có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, vẫn có thể xuất hiện điểm yếu khi tích hợp với các hệ thống khác như nhân sự, kế toán, chấm công, ERP, v.v. Trong quá trình truyền dữ liệu giữa các hệ thống, việc duy trì bảo mật thông tin là cần thiết trên tất cả các ứng dụng và trong suốt quá trình tích hợp.

API và các phương thức tích hợp khác cần phải thực hiện xác thực danh tính, mã hóa dữ liệu truyền đi và đặt giới hạn tốc độ để ngăn chặn các cuộc tấn công. Các hệ thống tích hợp phải được trang bị các ràng buộc truy cập, mã hóa và ghi lại nhật ký hoạt động một cách chặt chẽ. Để ngăn chặn sai sót, các tổ chức nên thực hiện đánh giá bảo mật trước khi chọn các nền tảng bổ sung để tích hợp với hệ thống tính lương.

Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP)

Một kế hoạch kinh doanh liên tục – business continuity plan (BCP) toàn diện giúp chuẩn bị cho các tổ chức duy trì hoạt động quan trọng trong các tình huống khẩn cấp làm gián đoạn quy trình xử lý bảng lương thông thường. BCP bao gồm các thủ tục nhằm khôi phục quyền truy cập vào dữ liệu bảng lương qua các bản sao lưu, chuyển hoạt động sang địa điểm dự phòng, phân công lại công việc cho nhân viên một cách linh hoạt, và liên lạc với ngân hàng và nhà cung cấp khi cần.

Việc kiểm tra BCP định kỳ sẽ đảm bảo rằng các quy trình bảng lương có thể tiếp tục hoạt động trong trường hợp xảy ra lũ lụt, hỏa hoạn, tấn công mạng hoặc các khủng hoảng khác ảnh hưởng đến bộ phận tính lương hoặc nhà cung cấp. Điều này giúp giảm thiểu thời gian ngừng trệ và mất năng suất, đồng thời bảo vệ thu nhập của nhân viên.

Chứng nhận quốc tế

Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật tiền lương quốc tế chứng tỏ mức độ nghiêm ngặt vượt trội so với yêu cầu cơ bản từ nhà cung cấp. Chẳng hạn, chứng nhận quản lý bảo mật thông tin ISO 27001:2013, như đã được áp dụng bởi phần mềm tính lương của Talentnet, minh chứng cho sự kiểm soát chặt chẽ về tính bảo mật, toàn vẹn và sẵn có của dữ liệu bảng lương. Các đánh giá hàng năm xác minh việc liên tục tuân thủ chính sách ISO 27001:2013.

Các nhà cung cấp phần mềm tính lương vượt qua các cuộc thử nghiệm thâm nhập độc lập và không vi phạm bảo mật qua nhiều năm liên tiếp cũng chứng tỏ mức độ hoàn thiện hơn về bảo mật. Sự tuân thủ này khẳng định rằng các biện pháp bảo vệ tuân theo những chuẩn mực bảo mật hàng đầu.

Kiểm toán để đảm bảo an ninh

Các biện pháp kiểm soát kỹ thuật giúp củng cố hệ thống trả lương, trong khi đó, hoạt động kiểm toán xác nhận việc chuyển đổi các chính sách thành bảo mật thực tế. Các hoạt động kiểm tra xác định các khu vực cần cải thiện bằng cách đánh giá xem bảng lương và các biện pháp kiểm soát truy cập có được thiết lập đúng cách hay không, mã hóa dữ liệu được thực hiện đầy đủ, các biện pháp an ninh vật lý được tuân thủ và việc sao lưu diễn ra đúng lịch trình.

Kiểm toán viên bên thứ ba cung cấp các đánh giá bảo mật khách quan dựa trên khuôn khổ tuân thủ và tiêu chuẩn CNTT. Kiểm toán nội bộ (Internal audit) do nhân viên CNTT của công ty thực hiện thường nhận về sự cảnh giác liên tục hơn so với kiểm toán độc lập (External audit). Chủ động thực hiện thử nghiệm thâm nhập “tấn công hệ thống của chính mình” cũng giúp phát hiện và khắc phục các điểm yếu trước khi sự cố xảy ra.

Bằng cách xem xét các khía cạnh chính được nêu ra, các tổ chức có thể tối ưu hóa bảo mật tiền lương khi chuyển sang hệ thống mới. Việc bảo vệ dữ liệu bảng lương đòi hỏi phải có sự thích ứng liên tục khi các mối đe dọa và công nghệ mới nổi đang định hình lại bối cảnh rủi ro

Để bảo mật hệ thống tính lương, cần áp dụng một cách tiếp cận đa tầng bao gồm các biện pháp kiểm soát truy cập mạnh mẽ, mã hóa, giảm thiểu rủi ro  thông qua các bản cập nhật và sao lưu, các tiêu chuẩn bảo mật được chứng nhận và kiểm tra định kỳ. Với việc lưu trữ dữ liệu nhạy cảm trong hệ thống tính lương, nhu cầu về một cách tiếp cận toàn diện, đầy đủ thông tin để bảo mật là rõ ràng và cấp bách. Nhà tuyển dụng cần đặt bảo mật tiền lương làm ưu tiên hàng đầu, và vấn đề này có thể được giải quyết hiệu quả bằng các giải pháp tính lương toàn diện của Talentnet.