Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Thuê Ngoài Nhân Sự

Thuê ngoài nhân sự bao gồm việc hợp tác với các đối tác cung cấp dịch vụ bên thứ ba để quản lý các hoạt động nhân sự chủ chốt như tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, tuân thủ…. Toàn cầu hóa và công nghệ đã làm thay đổi cách thức làm việc, ngành thuê ngoài nhân sự đã phát triển thành một thị trường trị giá 3 tỷ USD, mang lại nhiều lợi ích vượt trội không chỉ về tiết kiệm chi phí và thời gian mà còn trong việc thu hút nhân tài, tăng cường sự trung thành của nhân viên, mở rộng khả năng tiếp cận chuyên môn và giảm tải công việc hành chính.

Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để thuê ngoài nhân sự hiệu quả? Trước hết, các tổ chức cần xây dựng nền tảng vững chắc như thiết lập mục tiêu, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp và quản lý thay đổi để thu được lợi ích thực sự từ việc hợp tác.

Xác định mục tiêu và nhu cầu của tổ chức

Trước khi cân nhắc thuê ngoài các chức năng nhân sự, các tổ chức cần xác định rõ các mục tiêu tổng thể và nhu cầu nhân sự cụ thể. Mục đích chính của việc thuê ngoài các nhiệm vụ như tuyển dụng, tính lương hay tuân thủ là gì? Làm thế nào để nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ thực hiện các mục tiêu kinh doanh cốt lõi như tăng trưởng, năng suất, giữ chân nhân tài? Việc thuê ngoài có thể mang lại hiệu quả thế nào cho doanh nghiệp?

Ngoài ra, cần tìm hiểu kỹ hơn về các nhu cầu cơ bản của lực lượng lao động xoay quanh thu hút nhân tài, giữ chân nhân viên xuất sắc, hình thành văn hóa công ty và duy trì tuân thủ. Việc làm rõ nền tảng này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc để đánh giá liệu thuê ngoài có thể thúc đẩy tác động chiến lược hay không, và bằng cách nào.

Đánh giá chức năng nhân sự hiện tại

Sau khi xác định rõ mục tiêu và nhu cầu nhân sự, bước tiếp theo là đánh giá hệ thống nhân sự hiện tại, tìm ra những điểm yếu. Hãy xem xét các số liệu về hiệu quả tuyển dụng, tỷ lệ giữ chân nhân tài theo thời gian cũng như khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên. Xác định những vấn đề thường gặp như thiếu hụt kỹ năng ở nhân viên mới, tỷ lệ nghỉ việc cao ở một số bộ phận hay tình trạng kiểm soát tuân thủ kém.

Nếu thấy thuê ngoài có thể mang lại lợi ích, hãy xem xét chuyên gia bên ngoài có thể giải quyết ngay các vấn đề trên và thúc đẩy những thay đổi tích cực như thế nào. Ví dụ, quy trình thuê ngoài tuyển dụng có thể giúp thu hút được nhiều ứng viên tài năng hơn và rút ngắn thời gian tuyển dụng, hoặc thuê ngoài tuân thủ sẽ ngăn ngừa sai sót. Việc làm rõ tiềm năng này sẽ giúp xác định có nên thuê ngoài nhân sự hay không.

Nắm rõ các quy định tuân thủ

Các quy định tuân thủ ngày càng phức tạp, đặc biệt trong các ngành có quy định gắt gao. Trước khi thuê ngoài nhân sự, hãy tìm hiểu kỹ các quy định ngành và những thách thức riêng về tuân thủ của doanh nghiệp. Liệu nhà cung cấp tiềm năng có chuyên môn sâu sắc để hỗ trợ không? Họ có thể giải quyết các vấn đề như quy tắc bảo mật dữ liệu, yêu cầu báo cáo về tính đa dạng,… hay không? Điều này đảm bảo bạn lựa chọn được đối tác nhân sự am hiểu rõ nhu cầu tuân thủ khi mà các vấn đề pháp lý liên tục thay đổi như hiện nay.

Lập kế hoạch cho tăng trưởng 

Trong khi giải quyết các nhu cầu nhân sự hiện tại, hãy xem xét mục tiêu dài hạn và cách kết hợp với chiến lược nguồn nhân lực. Nếu kế hoạch mở rộng quy mô, thâm nhập thị trường mới hay ra mắt sản phẩm sắp tới, liệu nhà cung cấp đã chọn có thể phát triển hiệu quả về chi phí hay không? Họ có thể thích nghi nhanh với các địa điểm, nhu cầu nhân sự và hoạt động mới một cách linh hoạt không? Lập kế hoạch cho tương lai là lựa chọn đối tác nhân sự đa năng, có thể phát triển cùng doanh nghiệp.

Tạo điều kiện để triển khai thành công

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài nhân sự, doanh nghiệp cần truyền đạt rõ ràng các mục tiêu, kỳ vọng, vai trò và trách nhiệm của cả hai bên để đảm bảo quá trình triển khai suôn sẻ. Chuẩn bị các khoản dự phòng trước để tránh gián đoạn quy trình làm việc khi loại bỏ nhóm nhân sự nội bộ. Tiếp tục theo dõi tiến độ thông qua các chỉ số KPI phù hợp với mục tiêu cụ thể như thời gian tuyển dụng, chi phí cho mỗi lần thuê, tỷ lệ giữ chân nhân tài theo thời gian và tỷ lệ chuyển đổi kênh thu hút. Tối ưu hóa quan hệ đối tác đòi hỏi sự chủ động, tích cực và liên tục cập nhật kết quả đạt được.

Lựa chọn đối tác nhân sự phù hợp

Việc lựa chọn một đối tác gia công nhân sự đáng tin cậy là quyết định quan trọng để giải quyết điểm yếu trong nội bộ doanh nghiệp. Các tiêu chí cần xem xét bao gồm kinh nghiệm trong lĩnh vực, năng lực công nghệ và kỹ thuật vững vàng, tính linh hoạt cao để thích nghi theo nhu cầu thay đổi, văn hóa doanh nghiệp tương đồng và thành tích ấn tượng trong việc tối ưu hóa năng suất cho các khách hàng tương đương. Khi đánh giá các lựa chọn, cần xác định rõ ràng chức năng nhân sự cần thuê ngoài để phục vụ mục tiêu phát triển. Điều này sẽ giúp tập trung tìm kiếm đối tác lý tưởng, tối đa hóa triển vọng hợp tác thành công và đem lại hiệu quả đầu tư tích cực.

Vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi thuê ngoài nhân sự? Cần xác định rõ nhu cầu của tổ chức, đánh giá hệ thống nhân sự hiện tại và lập kế hoạch phát triển trong tương lai. Trên cơ sở đó, lựa chọn đối tác phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ. Với sự chuẩn bị chu đáo dựa trên các mục tiêu kinh doanh, thuê ngoài nhân sự sẽ mở ra cơ hội nâng cao sức hấp dẫn công việc, giữ chân nhân tài, cải thiện tuân thủ, mở rộng năng lực và tập trung chiến lược phát triển lâu dài. Bạn đã sẵn sàng để chuẩn bị và đón nhận những lợi ích từ hình thức hợp tác nhân sự bên ngoài chưa?