7 Lỗi Thường Gặp Trong Quy Trình Tính Lương Cần Tránh Bằng Mọi Giá

Bảng lương bao gồm nhiều phần phức tạp từ lương theo giờ đến các khoản khấu trừ. Do có nhiều bộ phận liên quan nên sai sót thường xảy ra nhiều hơn công ty nhận ra. Theo Ernst & Young ước tính, trung bình mỗi năm các nhà tuyển dụng mắc 200 lỗi tính lương, thiệt hại trung bình 500 USD đối với mỗi lỗi. Những sai sót tính lương không chỉ ảnh hưởng về mặt tài chính mà còn làm giảm niềm tin của người lao động đối với công ty. Dưới đây là 7 lỗi tính lương phổ biến mà nhà tuyển dụng cần lưu ý.

Lưu trữ hồ sơ không chính xác

Một trong những lỗi phổ biến trong quy trình tính lương là không lưu trữ đầy đủ hồ sơ về số giờ làm việc, nghỉ phép, mức lương và các thông tin cần thiết khác của người lao động. Nếu hồ sơ không được cập nhật đầy đủ, việc tính lương chính xác cho mỗi nhân viên gần như không thể. Ngay cả sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Đối với lao động chấm công, thiếu thông tin đầy đủ về số giờ làm thêm và nghỉ phép thường khiến việc tính lương không chuẩn xác. Lương được căn cứ vào hợp đồng lao động về quy định mức lương, phụ cấp. Nếu không lưu bản hợp đồng, người phụ trách khó xác định mức lương chính xác.

Hồ sơ còn là bằng chứng nếu có tranh chấp về lương bổng. Thiếu tài liệu, tổ chức khó bảo vệ quyền lợi trước khiếu nại của người lao động. Ngoài tổn thất tài chính do phải trả lại tiền, tranh chấp còn khiến người lao động mất niềm tin và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Tính sai lương làm thêm giờ

Một lỗi thường gặp trong tính lương là tính sai tiền làm thêm giờ cho người lao động. Theo quy định, với giờ làm thêm vượt 40 giờ/tuần, mức lương được tính bằng 1,5 lần mức lương bình thường.

Tuy nhiên, người phụ trách thỉnh thoảng vẫn mắc sai sót, như không xác nhận số giờ làm thêm trước khi chi trả, áp dụng mức lương cũ hoặc quên nhân đúng hệ số.  

Những lỗi tính toán như vậy dẫn đến việc nhân viên không nhận đủ lương làm thêm đúng quy định. Ngoài tổn thất về tài chính, điều này khiến người lao động cảm thấy bị đối xử bất công khi phải làm thêm nhiều mà không được trả lương xứng đáng. 

Sai sót trong tính lương làm thêm có thể làm giảm niềm tin vào ban lãnh đạo. Nhân viên có thể cảm thấy rằng tổ chức ưu tiên lợi nhuận hơn là đối xử công bằng với nhân viên.  Điều này có thể khiến nhân viên giỏi nghỉ việc để đến các công ty có chế độ lương thưởng tốt hơn, gây thiệt hại cho nỗ lực thu hút và giữ chân nhân tài của doanh nghiệp.

Khấu trừ thuế không đúng quy định

Việc tính và khấu trừ thuế thu nhập từ lương của người lao động cần tuân thủ chặt chẽ theo quy định pháp luật. Nếu không, người lao động sẽ gặp khó khăn khi khai thuế và bên sử dụng lao động có thể bị xử phạt.

Một số sai sót thường gặp bao gồm áp dụng bảng thuế cũ, khai sai các khoản giảm trừ, không khấu trừ đối với thưởng, hoàn trả, cổ phiếu. Những lỗi này phần lớn do chưa hiểu đầy đủ các quy định thuế phức tạp. Việc khấu trừ thiếu còn khiến người lao động phải đối mặt với các hóa đơn thuế không lường trước, ảnh hưởng đến tài chính và lòng trung thành của nhân viên với doanh nghiệp. 

Thanh toán trễ hoặc thiếu

Một trong những lỗi nghiêm trọng trong quy trình tính và chi trả lương là thanh toán muộn hoặc thiếu so với kế hoạch. Ngay cả khi chậm lương vài ngày cũng gây khó khăn cho người lao động khi họ phải dựa vào nguồn lương để chi trả cho các sinh hoạt hằng ngày.

Chậm lương sẽ nhanh chóng làm giảm niềm tin của người lao động vào năng lực và độ tin cậy của bộ phận quản lý. Nếu tình trạng này tái diễn, nhân sự tốt có thể nghỉ việc, khiến doanh nghiệp chịu thiệt hại về chi phí và năng suất lao động.

Bên cạnh đó, luật lao động quy định rõ lịch thanh toán và các chế tài xử phạt nặng khi vi phạm. Thanh toán thiếu lương thường xuyên có thể bị phạt, kiện tụng và ảnh hưởng xấu đến uy tín và khả năng thu hút nhân tài của doanh nghiệp.

Thanh toán lương thôi việc không chính xác

Khi người lao động nghỉ việc, bộ phận tính lương sẽ xác định và thanh toán đầy đủ các khoản thanh toán cuối cùng như nghỉ phép, bảo hiểm, lương hưu, trợ cấp thôi việc… Tuy nhiên, quá trình tính toán này lại thường mắc sai sót do áp lực thời gian, thiếu thông tin hoặc hiểu sai chính sách.

Việc xác định sai lệch khoản thanh toán cuối cùng có thể gây ra các tranh chấp kéo dài, nhất là trong các khoản lương liên quan đến phần trăm hoa hồng và cổ phiếu. Một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến niềm tin của cá nhân đã nghỉ việc vào thời điểm nhạy cảm này. Dù đã nghỉ việc nhưng tổ chức vẫn cần duy trì mối quan hệ cũ, nhất là đối với những cá nhân có năng lực xuất sắc. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng của doanh nghiệp trong việc thu hút nhân tài trong tương lai.

Gian lận tiền lương

Mặc dù những sai sót trong việc tính lương thường xuất phát từ những lỗi không cố ý hoặc do giới hạn nguồn lực, nhưng đôi khi, động cơ tài chính lại là nguyên nhân thúc đẩy hành vi cố ý gian lận. Các hình thức gian lận phổ biến bao gồm việc thêm nhân viên “ma”; quản lý báo cáo giờ làm thêm sai sự thật để nhận lại tiền; giám đốc điều hành chiếm đoạt tiền thông qua việc lạm dụng chính sách thanh toán PTO và gian lận trong báo cáo hoa hồng hoặc chi phí.

Hành vi cố ý gian lận có thể khiến doanh nghiệp bị thất thoát ngân sách trong nhiều năm và dẫn đến sụp đổ từ bên trong. Các cuộc kiểm toán độc lập thường chỉ phát hiện một phần nhỏ trong các hành vi gian lận này. Để giảm thiểu rủi ro, điều quan trọng là phải thường xuyên kiểm tra chéo thông tin giữa các bộ phận liên quan. Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm tính lương uy tín để loại trừ khả năng thao túng dữ liệu.

Không cập nhật những thay đổi về quy định

Để đảm bảo tuân thủ trong tính lương, cần nắm vững và cập nhật kịp thời mọi quy định liên quan đến mức lương cơ bản, lương cho làm thêm ngoài giờ, thuế, bảo hiểm xã hội, phép năm, trợ cấp… Doanh nghiệp phải linh hoạt thích ứng vì các cơ quan ban ngành nhà nước liên tục ban hành các yêu cầu và quy định mới, đòi hỏi phải có chiến lược quản lý biên chế hiệu quả. Không cập nhật kịp thời các thay đổi vào quy trình tính lương có thể dẫn tới vi phạm và hệ lụy pháp lý.

Ví dụ, nếu không cập nhật mức lương tối thiểu mới, doanh nghiệp có thể trả lương thấp hơn mức quy định pháp luật. Hoặc chậm áp dụng bảng thuế mới dẫn đến bị phạt và truy thu thuế. Không cập nhật quy định về trợ cấp nuôi con cũng tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt và rủi ro tài chính. Những sai sót đó có thể khiến nhân viên mất lòng tin vào năng lực của công ty, đồng thời khiến doanh nghiệp bị động. Chìa khóa là thường xuyên cập nhật và tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành để tránh những tình huống trên.

Ngay cả đối với kế toán giỏi và có trách nhiệm cũng khó tránh khỏi những sai sót, với hậu quả tiềm ẩn. Mặc dù các tổ chức thường tập trung vào giải quyết các hình phạt thuế, song những lỗi trong tính lương cũng làm suy giảm khả năng giữ chân nhân tài và tổn hại mối quan hệ lao động. Với doanh nghiệp coi trọng nguồn nhân lực và tính tuân thủ, đầu tư vào quy trình tính lương chính xác, hiệu quả là ưu tiên hàng đầu. Việc chuyển đổi sang sử dụng phần mềm tính lương chuyên dụng có thể nâng cao độ chính xác, hiệu quả và bảo mật dữ liệu. Kết hợp với quản lý chặt chẽ, đào tạo thường xuyên và tự động hóa, nhiều sai sót trong tính lương có thể được ngăn ngừa. Đặt trọng tâm vào tính chính xác của bảng lương sẽ giúp bảo vệ văn hóa doanh nghiệp và hỗ trợ đạt các mục tiêu chiến lược.