Cải Tiến Quy Trình Quản Lý Nhân Viên Tự Do - “Vaccine” Của Doanh Nghiệp Trong Đại Dịch

Bên cạnh các biện pháp giãn cách xã hội, cuộc chiến phòng chống dịch COVID-19 cũng kéo theo sự thu hẹp trong quy mô kinh doanh và hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Thậm chí, nhiều quốc gia còn quyết định tạm ngưng các dịch vụ không thiết yếu. Trong đó, ngành du lịch, bán lẻ, hàng không, dầu khí, công nghiệp ô tô và khai thác khoáng sản là những lĩnh vực chịu ảnh hưởng nặng nề nhất trong cuộc khủng hoảng lần này. 
Đặc biệt ở thời điểm hiện tại, khi đối mặt với sự thay đổi liên tục về quy định hoạt động của doanh nghiệp, việc quản lý đội ngũ nhân viên làm việc từ khắp mọi nơi sẽ trở thành một thách thức cực kì lớn cho doanh nghiệp. Thực tế này sẽ còn nghiêm trọng hơn nếu doanh nghiệp thuê nhân viên hợp đồng (hay nhân viên tự do). Một ví dụ dễ thấy nhất, việc thay đổi địa điểm làm việc liên tục cùng với những cập nhật trong biện pháp phòng chống dịch COVID-19 dễ khiến nhân viên tự do rơi vào trạng thái hoang mang.
Talentnet gợi ý cho doanh nghiệp 3 bước cần thiết để quản lý lực lượng lao động tự do trong thời kỳ đại dịch:

Thiết lập quy ước chung và đảm bảo đáp ứng nhu cầu cần thiết

Khi vận hành doanh nghiệp trong thời điểm đại dịch, ưu tiên hàng đầu của nhà quản lý là phải xác định đúng những nhu cầu cơ bản mà nhân viên hợp đồng cần được đáp ứng khi làm việc tại văn phòng cũng như di chuyển qua nhiều địa điểm khác nhau. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo việc chấp hành quy định hiện hành của tất cả nhân viên. Những biện pháp có thể triển khai bao gồm:

• Thu thập những thông tin cụ thể dựa trên công việc của nhân viên tự do như: chứng nhận sức khỏe và an toàn nghề nghiệp, bằng cấp, giấy chứng nhận và bảo hiểm.
• Đảm bảo nhân viên hợp đồng tuân thủ các nghĩa vụ liệt kê trên các văn bản pháp lý mà họ đã ký kết, chẳng hạn như liên tục cập nhật các khoản thuế phải nộp.
• Kiểm tra và xem xét xem liệu nhân viên hợp đồng có đang đáp ứng được các nghĩa vụ công việc không, ví dụ như việc thanh toán các khoản phí an sinh xã hội.

Nhận diện khía cạnh mới trong quản lý nhân viên tự do
Bên cạnh các nguyên tắc hiện hành, doanh nghiệp cũng cần xem xét những yếu tố sau đây để có thể quản lý hiệu quả đội ngũ nhân viên hợp đồng trong thời kỳ biến động:
Nhận diện rủi ro về sức khỏe: Doanh nghiệp phải xác định và đánh giá rủi ro liên quan đến COVID-19, và kịp thời triển khai các biện pháp hạn chế và phòng ngừa phù hợp.

• Cập nhật quy định mới: Doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên tự do phải liên tục cập nhật và tuân thủ các bộ luật, quy định mới của Chính phủ.
• San sẻ trách nhiệm: Nhân viên hợp đồng cần nhận thức được các nguy cơ tiềm ẩn mà họ sẽ phải đối mặt, đồng thời có trách nhiệm trong việc phòng tránh cũng như kiểm soát rủi ro.
• Điều chỉnh kế hoạch hoạt động: Doanh nghiệp cần phải hoạch định chiến lược phòng chống dịch bệnh chi tiết, cụ thể và dễ tiếp cận cho từng địa phương mà doanh nghiệp đang hoạt động. 
• Cải tiến quy trình đào tạo: Hoạt động đào tạo dành cho các nhân viên tự do, cả nhân viên mới và cũ cần phải được cải tiến và tích hợp đầy đủ các biện pháp phòng chống dịch COVID-19.
• Cung cấp thiết bị hỗ trợ: Doanh nghiệp phải trang bị đầy đủ thiết bị bảo hộ cá nhân (Personal Protection Equipment – PPE) cho toàn thể đội ngũ người lao động, bao gồm nhân viên toàn thời gian và nhân viên hợp đồng.
• Thiết lập báo cáo công việc: Tất cả thông tin về hoạt động của nhân viên tự do tại các địa điểm làm việc đều phải được thu thập và ghi lại một cách chính xác. Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp để đo lường hiệu quả công việc cũng như đảm bảo nhân viên tự do thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của họ.

Có thể thấy, các hoạt động của doanh nghiệp cần phải được kiểm soát chặt chẽ và kỹ lưỡng hơn bao giờ hết. Điều này cũng đòi hỏi nhà quản lý phải theo sát các tiêu chuẩn dài hạn đã đề ra bên cạnh việc linh hoạt đổi mới để thích ứng với khủng hoảng. Không chỉ riêng sức khỏe hay vấn đề an toàn lao động, doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm giám sát, đảm bảo tất cả nhân viên tự do tuân thủ đúng pháp luật. Thời gian đầu, doanh nghiệp khó có thể đảm bảo 100% nhân viên đều chấp hành nghiêm ngặt các quy định. Tuy nhiên, nếu bắt đầu cân nhắc các yếu tố bổ sung ngay từ bây giờ, doanh nghiệp có thể từng bước xây dựng và hoàn chỉnh một hệ thống quản lý nhân viên hợp đồng hiệu quả và chính xác.

Đặt ra các tiêu chuẩn mới

Đại dịch COVID-19 đã và đang thay đổi vĩnh viễn cách chúng ta làm việc, điều này buộc các doanh nghiệp phải nhanh chóng học cách thích nghi với biến động. Các quy trình hiện đại, các biện pháp an ninh tân tiến cùng các chiến lược mới đang trở thành yếu tố “sống còn” quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp trong “hiện thực mới”. Điều đầu tiên nhà quản lý cần làm là xây dựng một môi trường làm việc an toàn để giảm thiểu rủi ro do COVID-19, qua đó bảo vệ doanh nghiệp trước những tác động nặng nề của đại dịch. Tiếp theo, doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống quản lý đội ngũ nhân viên hợp đồng tối ưu nếu hoạt động của tổ chức chủ yếu phụ thuộc vào những lực lượng này. 
Hai giải pháp trên sẽ giúp doanh nghiệp trang bị một ngũ nhân viên hợp đồng linh động, nhạy bén, luôn sẵn sàng để thích nghi và có khả năng hoàn thành công việc một cách độc lập, từ đó đem lại hiệu quả đáng kể trong hoạt động kinh doanh.

Sự bất định và tâm thế sẵn sàng trước biến động chính là những gì mà doanh nghiệp đúc kết được trong một năm vừa qua. Ở khía cạnh tích cực, chúng ta đã có cơ hội mới để bắt đầu những kế hoạch mới cũng như củng cố năng lực thích nghi và xử lý khủng hoảng.
Talentnet đã có kinh nghiệm hỗ trợ các doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong hoạt động quản lý kinh doanh suốt hơn một thập kỷ qua. Sở hữu mạng lưới đa dạng với gần 10,000 ứng viên thuộc mọi ngành nghề, trải dài trên khắp Việt Nam, Talentnet sẽ giúp doanh nghiệp thúc đẩy hoạt động đổi mới bằng cách chuẩn hóa và đảm bảo sự liền mạnh trong quy trình quản lý đội ngũ nhân viên tự do. Những giải pháp này không những được kiểm chứng về độ hiệu quả mà còn đảm bảo chi phí tối ưu cho doanh nghiệp. Truy cập trang Dịch vụ Nhân sự thuê ngoài của chúng tôi để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết.