Nhân Sự Nội Bộ Và Thuê Ngoài: Giải Pháp Nào Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp

Nguồn nhân lực là nền tảng quan trọng định hình các mục tiêu của tổ chức. Đứng trong vai trò là những người làm nên chiến lược về văn hóa doanh nghiệp, thương hiệu tuyển dụng, phát triển kỹ năng và vận hành xuất sắc, bộ phận nhân sự giữ vai trò  trung tâm thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp. Sự điều chỉnh tinh tế và cẩn trọng trong cách thức quản lý nhân sự, từ nhân sự nội bộ cho đến việc thuê ngoài, là chìa khóa quan trọng để phù hợp với các ưu tiên tổng thể của tổ chức.

Hiểu về nhân sự nội bộ

Nhân sự nội bộ xử lý tất cả các chức năng liên quan đến quản lý nguồn nhân lực bởi đội ngũ của chính tổ chức đó. Các chức năng chính của nhân sự bao gồm việc tuyển dụng nhân tài, học tập và phát triển (L&D), quản lý lương, thưởng và phúc lợi, tăng cường sự gắn kết của nhân viên và lập kế hoạch lực lượng lao động chiến lược.

Việc giữ vững các vai trò nhân sự cốt lõi trong nội bộ phù hợp với văn hóa và các ưu tiên chiến lược của nhiều tổ chức. Trong quá trình tìm hiểu về những lợi ích mà hoạt động nhân sự nội bộ mang lại, chúng ta có thể nhận ra một số ưu điểm nổi bật:

• Hiểu biết sâu sắc về văn hóa và giá trị công ty: Các nhóm nội bộ được hòa nhập chặt chẽ với tổ chức, giúp họ hiểu rõ văn hóa của công ty. Điều này tạo nền tảng vững chắc cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự phù hợp với văn hóa công ty.
• Khả năng phản hồi nhanh chóng đối với nhu cầu của nhân viên: Nhờ sự hiện diện trực tiếp của đội ngũ nhân sự, nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận họ khi có thắc mắc, khiếu nại hoặc nhu cầu tư vấn. Điều này đảm bảo việc giải quyết xung đột nhanh chóng và tăng cường mức độ tương tác giữa nhân viên và bộ phận nhân sự.
• Cải thiện sự gắn kết và tinh thần làm việc của nhân viên: Sự tương tác nội bộ mở rộng cơ hội để thực hiện các sáng kiến xây dựng văn hóa doanh nghiệp, thiết lập các kênh phản hồi hiệu quả và chiến lược gắn kết nhân viên, từ đó nâng cao mức độ hài lòng và sự gắn bó của nhân viên với công ty.

Tuy việc quản lý nhân sự nội bộ mang lại nhiều lợi ích, nhưng sự phức tạp ngày càng tăng trong các quy định và kỳ vọng của nhân viên đặt ra áp lực không nhỏ lên đội ngũ nhân sự. Khi xem xét những hạn chế về năng lực, việc duy trì toàn bộ chức năng nhân tài nội bộ có thể dẫn đến một số nhược điểm, bao gồm:

• Chi phí cao cho việc tuyển dụng và duy trì nhân sự: Chi phí cho lương, phúc lợi, và đào tạo liên tục cho nhân viên nội bộ có thể rất cao. Bên cạnh đó, chi phí cơ hội từ việc xử lý các nhiệm vụ hành chính cũng tăng lên.
• Giới hạn về chuyên môn trong các lĩnh vực nhân sự chuyên biệt: Việc cập nhật liên tục về các quy định tuân thủ và xu hướng mới trong các lĩnh vực như lương thưởng, pháp lý, tuyển dụng, v.v., là một thách thức không nhỏ.
• Tăng cường các công việc hành chính và rủi ro tuân thủ: Việc xử lý lương, thuế và thích ứng với các thay đổi trong quy định tiêu tốn nhiều thời gian và công sức, khiến việc tập trung vào các ưu tiên chiến lược của bộ phận nhân sự trở nên khó khăn hơn. Ngoài ra, những sai lầm trong việc tuân thủ có thể dẫn đến rủi ro pháp lý.

Khi cân nhắc các điểm mạnh yếu của việc thuê ngoài, việc lựa chọn hướng đi phù hợp nhất cho doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Đối với những công ty quyết định duy trì sự giám sát nội bộ, có một số động lực chung có thể được nhận diện:

• Tổ chức với quản lý kinh doanh theo phong cách truyền thống: Các công ty này thường có cấu trúc tổ chức phân cấp, và họ ưa chuộng việc giám sát chặt chẽ các chiến lược nhân sự để phù hợp với mô hình quản lý nội bộ của họ.
• Doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu: Các công ty trong các ngành như ngân hàng, chăm sóc sức khỏe, nơi mà việc xử lý thông tin nhân viên nhạy cảm là quan trọng, thường ưu tiên nhân sự nội bộ với các chính sách bảo mật dữ liệu mạnh mẽ.

Các công ty lớn với nguồn ngân sách đáng kể: Những tổ chức lớn có khả năng đầu tư vào các hệ thống tối ưu và xây dựng các đội ngũ lớn để quản lý các chức năng nhân sự phức tạp, việc tận dụng nhân sự nội bộ tùy chỉnh có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể.

Nhân sự thuê ngoài

Thuê ngoài nguồn nhân lực là một phương thức quản lý trong đó các chức năng nhân sự như tính lương, tuân thủ pháp luật, tuyển dụng, và quản lý phúc lợi được giao cho các bên thứ ba chuyên nghiệp. Điều này giúp giảm gánh nặng cho các công ty, đặc biệt là với những nhiệm vụ chuyên biệt đòi hỏi kiến thức và kỹ năng đặc thù.

Sự phát triển của thị trường dịch vụ và công nghệ nguồn nhân lực đã mở ra nhiều lựa chọn gia công phần mềm, hỗ trợ việc quản lý nhân sự trở nên hiệu quả và linh hoạt hơn. Các xu hướng gia công phần mềm này đang ngày càng trở nên phổ biến, nhờ vào sự đổi mới liên tục của các nhà cung cấp dịch vụ. Các ưu điểm chính của việc thuê ngoài nguồn nhân lực bao gồm:

• Tiếp cận kiến thức chuyên môn sâu: Các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài đầu tư nhiều vào việc cập nhật và áp dụng các phương pháp hay nhất trong lĩnh vực nhân sự phù hợp với các ngành cụ thể và nhu cầu của từng tổ chức.
• Tiết kiệm chi phí và tối ưu ngân sách: So với việc trả lương, phúc lợi và chi phí đào tạo cho đội ngũ nội bộ, thuê ngoài giúp giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa ngân sách nhân sự.
• Khả năng mở rộng và linh hoạt: Các hoạt động như tuyển dụng mùa vụ hoặc quản lý lương thưởng có thể được xử lý một cách linh hoạt và không bị giới hạn bởi năng lực nội bộ.
• Tập trung vào các chức năng kinh doanh cốt lõi: Giải phóng nguồn lực lãnh đạo khỏi các nhiệm vụ hành chính nhân sự, cho phép họ tập trung vào các mục tiêu kinh doanh chính.
• Quy trình nhân sự hợp lý và hiệu quả: Việc sử dụng cơ sở hạ tầng công nghệ hiện đại và sự chuyên nghiệp của các đối tác thuê ngoài giúp xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa quy trình nhân sự.

Dù việc thuê ngoài nguồn nhân lực mang lại nhiều lợi ích, các nhà lãnh đạo nhân sự cần phải thận trọng trong việc xác định và giải quyết các điểm yếu tiềm ẩn khi hợp tác với các đối tác bên thứ ba. Đặt ra những kỳ vọng gia công thực tế đòi hỏi sự đánh giá kỹ lưỡng về các lĩnh vực có thể gặp trở ngại trong quá trình chuyển giao. Một số thách thức cụ thể bao gồm:

• Vấn đề giao tiếp và phối hợp: Sự phối hợp và giao tiếp giữa các bên ngoài với nhân viên nội bộ có thể gặp khó khăn, đòi hỏi việc thiết lập một kênh liên lạc hiệu quả để giảm thiểu sự cách biệt và hiểu lầm.
• Lo ngại về bảo mật dữ liệu: Việc các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba truy cập vào dữ liệu nhạy cảm của nhân viên có thể gây lo ngại về bảo mật. Cần có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa và an ninh mạng để đảm bảo an toàn dữ liệu.
• Sự thay đổi về chất lượng dịch vụ: Mức độ chuyên nghiệp và chất lượng của quy trình cũng như nguồn lực từ các đối tác thuê ngoài có thể biến đổi, yêu cầu đánh giá và chọn lọc đối tác cẩn thận.
• Thách thức trong việc hòa nhập và liên kết văn hóa: Sự khác biệt trong văn hóa tổ chức và đạo đức làm việc giữa công ty và nhà cung cấp dịch vụ có thể gây ra khó khăn trong quá trình hòa nhập, yêu cầu một chiến lược quản lý thay đổi linh hoạt.
• Tích hợp hệ thống: Việc tích hợp các công cụ và dịch vụ thuê ngoài với các hệ thống kế thừa nội bộ có thể phức tạp và đắt đỏ, đòi hỏi sự lên kế hoạch cẩn thận và phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.

Trong một số trường hợp cụ thể, việc sử dụng dịch vụ nhân sự thuê ngoài có thể mang lại lợi ích chiến lược rõ ràng, mở ra những triển vọng mới cho tương lai của ngành nhân sự. Các tình huống sau đây là ví dụ về những hoàn cảnh mà các đối tác thuê ngoài chuyên biệt có thể trở thành yếu tố quan trọng không thể thiếu:

• Công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ: Đối với những công ty này, việc thuê ngoài cung cấp cơ sở hạ tầng nhân sự quan trọng mà không yêu cầu đầu tư lớn. Điều này giúp họ tập trung nguồn lực vào việc phát triển kinh doanh.
• Doanh nghiệp cỡ vừa mong muốn giảm bớt gánh nặng hành chính: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng dịch vụ thuê ngoài để giải phóng nguồn lực cho việc tập trung vào phát triển chiến lược và mở rộng hoạt động.

Tổ chức lớn muốn tập trung vào sáng kiến chiến lược: Các công ty lớn cũng có thể tìm đến các giải pháp thuê ngoài cho các chức năng nhân sự vận hành như tính lương để giải phóng nguồn lực, tập trung vào các hoạt động chiến lược như phát triển kỹ năng lãnh đạo và lập kế hoạch kế nhiệm.

So sánh nhân sự nội bộ và nhân sự thuê ngoài

Việc phân tích so sánh giữa nhân sự nội bộ và nhân sự thuê ngoài mở ra góc nhìn sâu sắc về cách thức quản lý nhân sự hiệu quả. Việc duy trì một đội ngũ nhân sự nội bộ không chỉ nuôi dưỡng sự am hiểu sâu sắc về văn hóa và giá trị tổ chức mà còn đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc vào đào tạo và hỗ trợ nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tận tâm. Ngược lại, việc lựa chọn nhân sự thuê ngoài mang lại lợi ích trong việc phân bổ lại nhiệm vụ và chia sẻ rủi ro với các chuyên gia bên ngoài, cung cấp những kỹ năng chuyên môn và giải pháp linh hoạt, có khả năng tối ưu hóa tài chính và mở rộng năng lực mà không cần phát triển hoàn toàn từ nội bộ. 

Dù việc gia công phần mềm mang lại khả năng tích hợp mạnh mẽ, nó cũng mở ra cơ hội cho sự linh động trong quản lý. Sự cân nhắc giữa hai mô hình này phụ thuộc vào các yêu cầu và giới hạn cụ thể của tổ chức. Việc lựa chọn mô hình nhân sự phù hợp đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của mỗi tổ chức.

Việc điều chỉnh giữa nhân sự nội bộ và nhân sự thuê ngoài sao cho phù hợp với nhu cầu đặc thù và quá trình phát triển của tổ chức là yếu tố then chốt cho chiến lược nhân sự mang lại hiệu quả đột phá, đồng thời đóng góp vào sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Tìm cách cân đối tối ưu giữa lợi ích và hạn chế của cả hai phương thức nhằm mục tiêu tối đa hóa chi phí, nâng cao hiệu suất và hòa nhập văn hóa dựa trên các ưu tiên chiến lược. Hợp tác với các đối tác uy tín như Talentnet mang lại sự chuyên nghiệp về nhân sự, mở ra cánh cửa cho sự tăng trưởng đột phá thông qua nguồn nhân lực đa dạng và giàu kinh nghiệm. Lựa chọn này sẽ là quyết định thông minh trên hành trình phát triển của doanh nghiệp.