Tính Lương Nội Bộ Hay Thuê Ngoài? Đâu Là Giải Pháp Cho Doanh Nghiệp

Doanh nghiệp có hai lựa chọn quản lý lương: tự xử lý với bộ phận nhân sự nội bộ hoặc thuê nhà cung cấp bên ngoài. Tính lương nội bộ do nhân sự công ty trực tiếp quản lý các quy trình. Tính lương thuê ngoài là giao nhiệm vụ cho đối tác chuyên về dịch vụ lương. Khi so sánh hai phương án, doanh nghiệp cần xem xét kỹ năng nội tại và mục tiêu kinh doanh cụ thể để đưa ra quyết định phù hợp.

Ưu và nhược điểm quả quản lý lương nội bộ

Xử lý lương nội bộ giúp doanh nghiệp nắm quyền kiểm soát và hiểu biết sâu sắc hơn về quy trình tính lương cũng như khả năng điều chỉnh linh hoạt phù hợp nhu cầu riêng. Tuy nhiên, phương án này cũng đi kèm nỗ lực và rủi ro đáng kể.

Ưu điểm:

• Nâng cao mức độ kiểm soát và tính minh bạch: Với đội ngũ nhân sự nội bộ, công ty có toàn quyền giám sát và thẩm quyền trực tiếp trong mọi khâu xử lý như nhập liệu, tính thuế và báo cáo. Không bị hạn chế khả năng truy cập hay tạo rào cản thông tin từ bên thứ ba.
• Tích hợp liền mạch với các hệ thống: Hệ thống lương nội bộ có thể dễ dàng kết nối trực tiếp với nguồn nhân lực, chấm công, kế toán do cùng được quản trị dưới chung một đầu mối. Mức độ tích hợp này khó đạt được hơn với nhà cung cấp bên ngoài.
• Tùy chỉnh phù hợp với thực tiễn kinh doanh cụ thể: Các công ty có thể linh hoạt thay đổi chính sách, quy trình, lịch trình lương phù hợp với ưu tiên và thông lệ làm việc nội bộ khi tự quản lý. Nhà cung cấp thuê ngoài cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn hóa, chung cho mọi đối tượng khách hàng.

Nhược điểm:

• Tốn thời gian và nhiều thủ tục: Xây dựng hệ thống lương đòi hỏi kiến thức sâu về luật lao động, công nghệ, bảo mật dữ liệu. Để vận hành và cập nhật bộ phận này tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực.
• Rủi ro sai sót trong tính lương: Do luật thuế thay đổi thường xuyên, bảng lương rất dễ bị quản lý sai nếu thiếu kiến thức và nhân sự chuyên môn. Sai sót nhỏ cũng có thể để lại hậu quả pháp lý, tài chính nghiêm trọng.

Chi phí vận hành lớn: Ngoài chi phí nhân sự, các tổ chức phải lập ngân sách cho đào tạo, phần mềm, hỗ trợ kiểm toán và các chi phí khác khi quản lý hệ thống lương nội bộ.

Ưu nhược điểm của dịch vụ tính lương thuê ngoài

Việc thuê ngoài dịch vụ tính lương giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về nhân lực và chi phí. Tuy nhiên, phương án này cũng kèm theo những rủi ro nhất định về mặt kiểm soát và bảo mật thông tin.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian và ngân sách: Ủy thác việc tính lương cho đối tác ngoài giúp chuyển giao mọi trách nhiệm, yêu cầu tuân thủ, hệ thống và chi phí lao động. Nhờ quy mô lớn, các đối tác cung cấp dịch vụ với chi phí thấp hơn.
• Chuyên nghiệp hóa và độ chính xác cao: Dịch vụ tính lương chuyên nghiệp sở hữu đội ngũ chuyên gia tập trung vào việc cập nhật các quy định mới giúp giảm thiểu lỗi, hạn chế rủi ro pháp lý. Việc này, nếu thực hiện nội bộ, có thể tốn kém hơn.
• Tập trung vào mục tiêu kinh doanh chính: Khi không phải lo lắng về quản lý lương, tổ chức có thể chuyển sự tập trung sang những hoạt động kinh doanh chủ chốt, từ đó thúc đẩy mục tiêu và chức năng kinh doanh, mang lại lợi thế cạnh tranh trong thị trường.

Nhược điểm:

• Thách thức trong việc giữ kiểm soát và hiển thị: Việc giao phó một phần quản lý lương bổng cho bên thứ ba đòi hỏi doanh nghiệp phải chấp nhận một số thỏa hiệp nhất định. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp để truy cập dữ liệu minh bạch và kịp thời. Bên cạnh đó, cũng không thể nhanh chóng thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
• Rủi ro về bảo mật khi chia sẻ dữ liệu nhạy cảm: Các thông tin nhân viên, tiền lương, v.v. đều được tiết lộ cho nhà cung cấp, do đó các biện pháp kiểm tra đảm bảo tính bảo mật là vô cùng cần thiết. Cần chọn có nhà cung cấp đáp tiêu chuẩn bảo mật lương cao để đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp.

Rủi ro từ độ tin cậy và tích hợp của nhà cung cấp: Mặc dù hiếm gặp, sự cố kỹ thuật hay ngừng hoạt động bất ngờ từ nhà cung cấp có thể làm gián đoạn quá trình xử lý lương. Việc tích hợp nền tảng/phần mềm một cách mượt mà là yếu tố quan trọng để đảm bảo luồng chia sẻ dữ liệu được liền mạch.

Đưa ra quyết định sáng suốt

Vậy nhân sự và lãnh đạo doanh nghiệp nên duy trì quản lý tính lương nội bộ hay thuê ngoài?

• Đánh giá chi tiết nhu cầu và nguồn lực doanh nghiệp: Xác định kỹ lưỡng yêu cầu, phân tích nhu cầu và nguồn lực hiện có của tổ chức. Quy mô công ty, mức độ phức tạp của hệ thống lương thưởng và tuân thủ, cơ sở hạ tầng sẵn có và năng lực nhân sự đều là những yếu tố then chốt cần cân nhắc. Hơn nữa, những người ra quyết định nên xem xét thấu đáo tầm quan trọng tương đối của việc tiết kiệm chi phí, kiểm soát và tùy biến linh hoạt giữa các lựa chọn hệ thống lương.
• Cân nhắc chi phí, thời gian, mức độ kiểm soát: Tính toán chi phí sở hữu tổng thể là vô cùng quan trọng khi đánh giá việc thuê ngoài. Điều này không chỉ bao gồm phí dịch vụ của nhà cung cấp mà còn bao gồm các khoản chi liên quan đến việc tích hợp hệ thống, quản lý quan hệ với nhà cung cấp và duy trì giám sát nội bộ đối với hệ thống lương. Việc nghiên cứu kỹ các đối tác tiềm năng cũng vô cùng quan trọng nếu lựa chọn hình thức gia công phần mềm.
• Tính tổng chi phí sở hữu: Việc kiểm tra các khía cạnh như giao thức bảo mật, độ chính xác, hồ sơ theo dõi đáng tin cậy, tỷ lệ hài lòng khách hàng và khả năng tích hợp hệ thống là những thông tin giá trị trong việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tính lương phù hợp nhất. Dành thời gian phân tích thấu đáo các yếu tố then chốt này – nhu cầu riêng của tổ chức, trọng số của sự cân bằng giữa chi phí/kiểm soát, tổng chi phí và năng lực của nhà cung cấp – sẽ giúp tối ưu hóa quyết định quan trọng về hệ thống lương.
• Nghiên cứu và đánh giá nhà cung cấp tiềm năng: Cho dù thuê ngoài hay quản lý nội bộ, các doanh nghiệp cần đảm bảo hiệu quả chi phí, an toàn dữ liệu, độ chính xác tuân thủ và độ tin cậy của quy trình luôn được ưu tiên hàng đầu. Nghiên cứu và lập kế hoạch cẩn trọng là công cụ giúp xác định giải pháp lương thưởng tối ưu phù hợp với nhu cầu, nguồn lực và mục tiêu chiến lược riêng của tổ chức. Việc đánh giá đầy đủ ưu nhược điểm của cả hai mô hình sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quyết định đúng đắn.

Cuối cùng, không có phương pháp quản lý lương chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Nhiều tổ chức lựa chọn mô hình kết hợp, cân bằng giữa việc tính lương nội bộ và thuê ngoài, giữ các khía cạnh chiến lược nhất định của hệ thống lương nội bộ đồng thời thuê ngoài các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Điều quan trọng là tìm ra phương án tối ưu hóa hiệu quả, quản lý rủi ro và chi phí phù hợp với nguồn lực và ưu tiên riêng của doanh nghiệp.

Đối với các công ty đang tìm kiếm giải pháp toàn diện hơn, dịch vụ lương toàn diện của Talentnet cung cấp gói dịch vụ tổng thể, bao gồm mọi khía cạnh của quản lý lương thưởng từ nhập liệu ban đầu đến xử lý thanh toán cuối cùng và cả báo cáo chi tiết. Talentnet là sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn giảm tải toàn bộ quy trình lương để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.